Debiteurenbeheer: 6 tips om dit goed te doen

Als het goed gaat met de zaken binnen uw onderneming mag dat natuurlijk niet bedorven worden doordat uw facturen niet worden betaald. Goed debiteurenbeheer is net zo belangrijk al het goed uitvoeren van uw hoofdactiviteiten. U heeft de opdracht goed uitgevoerd en dus moet de klant ook tijdig de factuur betalen.

Hoe gaat u om met klanten die niet op tijd of helemaal niet betalen? In dit blog geven wij u 6 tips voor goed debiteurenbeheer.

1. Ken uw klanten

Het is altijd verstandig om iets meer te weten over uw klanten, zeker als die nieuw zijn. Vraag gerust om informatie of verkrijg die zelf bij de KvK of een gespecialiseerd bedrijf om meer te weten te komen over een (potentiële) klant. Weiger ook gerust klanten als u het vermoeden hebt dat deze uw factuur niet op tijd of helemaal niet gaan betalen.

2. Maak een eenduidige factuur

Zorg dat er geen discussie mogelijk is over uw factuur. Vaak laat betaling op zich wachten omdat de klant het niet eens is met uw factuur. Wees duidelijk over tarieven en houd een administratie bij van de verrichte werkzaamheden, zodat u dit eventueel met de klant kunt overleggen.

3. Stuur uw facturen altijd op tijd

De klant verwacht dat het product of de dienst op tijd levert. Doe dat ook met de factuur. Als u daar slordig mee omgaat, zal de klant dat wellicht ook doen met betaling. Stuur de factuur dan ook kort na de verrichte diensten, zodat dit nog vers in het geheugen ligt van de klant en u in principe een vlotte betaling kunt verwachten.

Voert u interim werkzaamheden uit voor langere tijd? Verstuur dan iedere twee weken of maandelijks uw factuur. Wacht niet maanden met het versturen van de factuur.

4. Stuur tijdig herinneringen

Het is natuurlijk vervelend wanneer blijkt dat de klant niet op tijd betaalt. Als uw administratie up-to-date is, is er geen enkele reden om te wachten met het sturen van een herinnering zodra de betaaltermijn is verstreken. Uw klant verwacht ook van u dat u uw afspraken nakomt.

5. Telefonisch contact over onbetaalde rekeningen

Veel ondernemers vinden het moeilijk om een klant te bellen over een onbetaalde factuur. Toch hoort ook dat bij goed debiteurenbeheer. Wellicht is de factuur blijven liggen of blijken er andere problemen te zijn. Door te bellen kunt u samen zoeken naar een oplossing. Bovendien heeft uw klant dan ook de mogelijkheid om eventuele andere zaken met u door te nemen.

6. Zorg dat uw administratie op orde is

Als u klanten gaat benaderen voor facturen die al zijn betaald, roept dat ergernis op. Zorg dat uw administratie altijd bij is. Wanneer u de boekhouding goed wilt bijhouden, kunt u dit het beste online doen. Probeer dit nu 30 dagen lang volledig gratis met ons online boekhoudsysteem!

Als een klant uiteindelijk de factuur niet wil betalen, dan kunt u een incassobureau gaan inschakelen.

Reageren niet mogelijk.