Verkoopfactuur afletteren

Indien u in Offective een verkoopfactuur aanmaakt komt deze standaard als openstaande factuur in uw administratie te staan. Zodra u een betaling ontvangt op deze facturen dient u deze af te letteren. U kunt dit op meerdere manieren doen, dit gebeurt meestal via de Bank of Kas (contant).

De meest gebruikelijke manier om uw factuur als betaald te verwerken is via het bankboek. U ontvangt een bedrag op uw bankrekening, dit bedrag verwerkt u in uw boekhouding en gebruikt u om de factuur af te letteren. Bankafschriften importeren of handmatig toevoegen doet u eenvoudig via het menu Boekhouding > Bankboek.

Belangrijk is dat u dus de bankafschriften verwerkt zoals uitgelegd in het artikel. Bij het verwerken van de afschriften kiest u ervoor om het afschrift te ‘matchen met verkoopfacturen’. Kies uw verkoopfactuur en de factuur komt op betaald te staan.

Let op: transacties via Mollie, Paypal of andere betalingsproviders kunt u verwerken zodra u de bedragen op uw Bankrekening ontvangt.

Heeft u de betaling voor de factuur contant ontvangen? Dan dient u deze af te letteren via uw kasboek:

  1. Ga naar Boekhouding > Kasboek en klik op ‘Nieuw’ om een nieuwe kasboeking te maken,
  2. Vul het bedrag in dat u heeft ontvangen en kies in het tabblad ‘Matchen’ voor ‘Matchen met verkoopfacturen / stornering’,
  3. Achter ‘Is ontvangst voor’ voegt u nu de factuur toe welke u op betaald wilt zetten met deze ontvangst,
  4. U kunt de boeking nu opslaan.

Een andere manier om uw factuur af te letteren is via een memoriaalboeking. Dit is niet gebruikelijk, aangezien u voor een correcte boekhouding de bedragen die ontvangen zijn, normaliter verklaart via uw bank- of kasboek. Wilt u het toch via een memoriaalboeking afletteren, dan doet u dit als volgt:

  1. Ga naar Boekhouding > Overig / Memoriaal,
  2. Klik op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe memoriaalboeking te maken,
  3. Kies bij ‘Selecteer dagboek’ voor ‘Memoriaal’ en geef uw boeking een omschrijving,
  4. Maak nu de grootboekmutatie aan om uw debiteurenrekening af te boeken. Tegenover deze grootboekmutatie zet u de ontvangst op uw kas of bank grootboekrekening zoals te zien in onderstaand voorbeeld,
  5. Klik nu op het tabblad ‘Koppelen met inkoop / verkoop’ en voeg hier achter ‘Is ontvangst voor’ de factuur toe die u op betaald wilt zetten,
  6. U kunt de boeking nu opslaan.

Afletteren via Creditnota

Het komt soms voor dat u uw verkoop dient te crediteren. Met het aanmaken van een creditnota heeft u een ‘negatieve’ verkoopfactuur die u kunt gebruiken om een verkoopfactuur op betaald te zetten.

Creditnota aanmaken (module Facturatie)

  1. Open de te crediteren Factuur,
  2. Klikt op de knop ‘+ Creditnota’,
  3. Sla de credit nota op en open deze factuur (ook terug te vinden onder uw tabblad Concepten op het factuur overzicht),
  4. Door nu op opslaan & sluiten te klikken wordt de credit nota ingeboekt.

Creditnota aanmaken (module Boekhouding)

  1. Ga naar Boekhouding > Verkoopboek,
  2. Maak een inkoopboeking, vul bij alle bedragen een min-teken (-), de bedragen dienen overeen te komen met de te crediteren factuur,
  3. Sla de boeking nu op.

Creditnota verwerken

  1. Ga naar Boekhouding > Overig / Memoriaal,
  2. Klik op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe memoriaalboeking te maken,
  3. Kies bij ‘Selecteer dagboek’ voor ‘Memoriaal’ en geef uw boeking een omschrijving, bijvoorbeeld Creditnota verwerking #factuurnummer,
  4. Maak nu een grootboekmutatie aan om uw Debiteurenrekening af te boeken met €0 Credit, maak daarna éénzelfde boeking aan maar dan €0 Debet,
  5. Klik nu op het tabblad ‘Koppelen met inkoop / verkoop’ en voeg hier achter ‘Is ontvangst voor’ de verkoopfactuur toe die u op betaald wilt zetten en de credit nota, het totaal van beide zou €0 moeten zijn,
  6. Nu kunt u de boeking opslaan.

Afletteren (op betaald zetten) van facturen gebeurd normaliter via bank- of kasboekingen zoals hierboven uitgelegd. Heeft u echter enkel de module facturatie aanstaan en dus geen toegang tot de bank- en kasboekingen (welke enkel beschikbaar zijn indien u de module boekhouding heeft) dan kunt u alsnog uw facturen afletteren. Dit doet u als volgt:

  1. Ga naar de module Facturatie > Facturen en klik op het tabblad ‘Openstaand’,
  2. U ziet hier al uw openstaande facturen. Kies een factuur en klik op ‘Betaling boeken’,
  3. In het scherm dat volgt kunt u handmatig een betaling boeken op de factuur zodat het te ontvangen bedrag van de factuur wijzigt. U geeft in dit scherm aan of u de betaling wilt verwerken per bank of kas (heeft u het geld per bank of kas ontvangen) en u geeft aan hoeveel van deze factuur u heeft ontvangen. Standaard wordt dit voorgevuld met het openstaande bedrag van de factuur,
  4. Klik op opslaan om de ontvangst van de factuur te verwerken en de factuur af te letteren.

Reageren niet mogelijk.