Producten toevoegen

In dit artikel leggen we uit hoe u een product en/of dienst kunt toevoegen in Offective, welke velden u tot uw beschikking heeft en meer.

Een product of dienst gebruikt u in uw facturen, offertes, pakbonnen maar worden ook ingekocht via de inkoopadministratie of gekoppeld aan inkoopfacturen in de module Boekhouding. Ook kunt u met Offective de voorraad beheren van uw producten.

Producten (of diensten) toevoegen

Om een product of een dienst toevoegen dan gaat u in naar de module Producten > Dashboard > + Nieuw product. In het volgende scherm zijn veel velden en tabbladen beschikbaar. Het is niet verplicht al deze velden te gebruiken. Als u bijvoorbeeld een dienst toevoegt zult u hier doorgaans genoeg hebben aan het invullen van de naam, omschrijving, prijs, eenheid en het uitschakelen van de voorraad.

De eerste velden die u kunt invullen bij een product zijn:

  • Naam: hier vult u de naam van het product of dienst in.
  • Artikelnummer (SKU): hier kunt u het artikelnummer invullen.
  • EAN-code: als uw product een EAN code heeft dan kunt u dit hier invullen.
  • Categorie: u kunt uw product opdelen in categorieën. Wilt u een categorie aanmaken dan doet u dit via het menu item Producten > Productcategorieën > Nieuw.
  • Voorraad:
    • Actuele voorraad: via het pen-icoon kunt u de voorraad instellen van dit product. Op het moment dat u dit product verkoopt of inkoopt zal de voorraad automatisch worden bijgewerkt.
    • Lopende offertes: hier ziet u hoeveel van dit product in een lopende offerte zijn opgenomen.
    • Orders in behandeling: hier ziet u hoeveel van dit product in een lopende order zitten.
    • In bestelling (inkoop): hier ziet u hoeveel van dit product zijn besteld (maar nog niet ontvangen) bij uw leverancier.

Sub-tabblad ‘Algemeen’:

  • Omschrijving: hier vult de omschrijving van het product in. Deze omschrijving komt op de factuur of de offerte te staan.
  • Eenheid: hier vult u de eenheid van het product of de dienst in. Een eenheid kunt u aanmaken via het menu item Producten > Instellingen > Eenheden > Nieuw.
  • Verkoop BTW %: hier vult u het btw percentage in die u bij dit product gebruikt voor de verkoop.
  • Verkoopprijzen: hier kunt u de verkoopprijs invullen van het product. U kunt hier meerdere verkoopprijzen invullen en daarbij een standaard prijs opgeven. Dit gaat allemaal via prijsgroepen. Voorbeeld: u maakt twee prijsgroepen aan: particulieren en bedrijven. Op het moment dat u een factuur maakt waar u dit product aan toe voegt, kunt u aangeven of het om een particulier of een bedrijf gaat. Afhankelijk daarvan wordt er een andere prijs getoond. Prijsgroepen maakt u aan via het menu item Producten > Instellingen > Prijsgroepen > Nieuw of als u een prijs toevoegt via de plus knop achter ‘Prijsgroep’.
  • Levertijd: wilt u dat de levertijd van een product wordt getoond op een factuur of offerte? Vul dan hier de levertijd in van dit product.

Sub-tabblad ‘Inkoop & voorraadinstellingen’:

  • Minimale voorraad: vul hier de minimale voorraad in die u wilt hebben in uw magazijn. Zodra deze minimale voorraad is bereikt, krijgt u een melding op uw dashboard.
  • Verpakkingseenheid (VPE): vul hier in per hoeveel stuks u dit product moet inkopen bij uw leverancier.
  • Minimale VPE bijbestelling: vul hier in, hoeveel eenheden u minimaal moet bestellen bij uw leverancier.
  • Voorraad uitschakelen: als u niet wilt dat de voorraad wordt bijgehouden, omdat het bijvoorbeeld om een dienst gaat dan kunt u hier een vinkje plaatsen. U zult dan ook geen voorraadmeldingen meer krijgen.
  • Standaard leverancier: hier vult u de leverancier in waar u dit product normaal gesproken inkoopt. Dit wordt gebruikt voor de inkoopadministratie. Met de inkoopadministratie kunt u snel en eenvoudig via Offective producten opnieuw inkopen. Als u hier geen gebruik van wilt maken, kunt u dit veld leeg laten.
  • Artikelnummer leverancier: hier kunt u het artikelnummer invullen die uw leverancier gebruikt voor dit product. Ook dit wordt gebruikt voor de inkoopadministratie.
  • Laatste inkoopprijs (excl. btw): hier kunt u de inkoopprijs van het product plaatsen. Dit wordt o.a. gebruikt voor de inkoopadministratie en de voorraadwaarde.
  • Inkoop BTW: hier kunt u het btw-percentage selecteren die wordt gehanteerd door uw leverancier bij de verkoop van dit product aan u.

Vanuit dit tabblad kunt u uw voorraad aanpassen, alle ophogingen en afboekingen bekijken en indien gewenst deze gegevens exporteren.

In dit tabblad kunt u extra gegevens kwijt over uw product. Wilt u bijvoorbeeld bij uw product de locatie opslaan, of de stelling waarin het product te vinden is dan kunt u een eigen veld aanmaken die u bijvoorbeeld ‘Locatie’, noemt en vervolgens kunt u in dit tabblad de locatie invullen. Ook kunt u gegevens kwijt zoals de kenmerken van het product (voor intern gebruik).

Een eigen veld maakt u aan via module Producten > Instellingen > Eigen velden > Nieuw.

In dit tabblad kunt u aangeven of u op dit product of dienst een bepaalde percentagekorting wilt. Ook kunt u hier per relatie een afwijkende productkorting opgeven.

Hier kunt u alle documenten die horen bij het product uploaden voor intern gebruik. Ook een productfoto kunt u hier plaatsen.

Hier kunt u nog 3 instellingen doen:

  • Inkoopadministratie geheel uitschakelen: als uw product de minimale voorraad heeft bereikt, komt deze automatisch te staan in Producten > Inkoopadministratie, zodat u weet dat u dit product moet bijkopen. Als u dat niet wilt voor dit product, dan kunt u hier een vinkje plaatsen.
  • Automatisch inkopen uitschakelen: als u gebruik maakt van automatisch inkopen, maar u wilt niet dat dit specifieke product automatisch wordt ingekocht dan kunt u hier een vinkje plaatsen.
  • Verbergen op pakbon?: indien u wilt dat dit product niet op een pakbon verschijnt als u dit product wel heeft verwerkt in een factuur of een offerte, plaatst u hier een vinkje. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor verzendkosten.

Reageren niet mogelijk.