Ledenadministratie voeren

Heeft u een stichting, vereniging of organisatie waar u een ledenadministratie in dient te voeren? In Offective kunt u de Relatiebeheer module hier voor gebruiken. In dit artikel gaan wij in op de volgende vragen:

  • Hoe kunt u het beste uw ledenadministratie inrichten met verschillende groepen, en
  • Hoe kunt u het beste contributie innen van uw leden.

In dit artikel hebben we het over leden (bijvoorbeeld een groep leden van een vereniging), echter dit is uiteraard ook toe te passen wanneer u het over verschillende groepen klanten heeft die u wilt ordenen en waar u verschillende betaalafspraken mee heeft gemaakt.

Het voorbeeld

U heeft een groep abonnees en een groep niet-abonnees voor uw tijdschrift. Met de abonnees heeft u afgesproken dat zij iedere maand hun abonnee geld betalen via automatisch incasso, op hun abonnement geldt een korting van 15% ten opzichte van niet-abonnees. Voor de niet-abonnees geldt dat zij het tijdschrift enkel kopen wanneer zij dat willen. Hoe structureert u deze informatie en hoe automatiseert u de facturatie en incasso hiervoor?

De oplossing

Voor de gehele omschrijving hieronder geldt dat het uiteraard maar een voorbeeld is en dat u naar eigen inzicht dingen anders kunt inrichten zodat het beter in uw bedrijfsstructuur past.

Stap 1: Leden indelen in groepen

Allereerst is het handig om uw leden te groeperen. Zo kunt u in de module Relatiebeheer snel de leden (relaties) terugvinden binnen specifieke groepen zoals bijvoorbeeld studenten en niet-studenten. U kunt CRM groepen aanmaken via het menu Relatiebeheer (CRM) > Instellingen > CRM instellingen > Groepen en autorisaties. U kunt vervolgens uw leden (relaties) in de module Relatiebeheer kunt u koppelen aan een groep, zo heeft u dus de leden overzichtelijk ingedeeld in groepen.

De groepen kunt u zo specifiek maken als u zelf prettig vindt. U kunt bijvoorbeeld de groep ‘Abonnees – Kwartaal’ aanmaken voor alle abonnees die per kwartaal betalen, vervolgens maakt u een groep aan ‘Niet-abonnees’ voor alle niet-abonnees die enkel betalen als zij een los tijdschrift kopen. Op deze manier voegt u dus groepen toe voor alle mogelijke variaties die u hanteert.

Stap 2: Per lid (relatie) aangeven of automatische incasso van toepassing is of niet

(deze stap is enkel relevant indien u daadwerkelijk van automatische incasso gebruik maakt. Maakt u hier geen gebruik van, dan kunt u deze stap overslaan)

Bij het aanmaken van een nieuwe CRM relatie (lid van de vereniging) koppelt u dus het lid aan de juiste groep. Vervolgens geeft u in het tabblad ‘Financiële instellingen’ onder ‘Incasso’ aan of automatische incasso actief is of niet voor deze relatie. Om een relatie te kunnen incasseren diet u daar ook de machtiging voor automatische incasso (mandaten) toe te voegen. Op dit punt heeft u dus uw leden ingedeeld in groepen en per lid aangegeven of automatische incasso van toepassing is.

Stap 3: De CRM groepen op bepaalde termijnen factureren of incasseren

De laatste stap is om op de afgesproken betaaltermijn (bijvoorbeeld  per maand, kwartaal of jaar) de leden te factureren of incasseren. Het herhaaldelijk (automatisch) factureren voor een groep leden kunt u op 2 manieren doen.

Optie 1: met periodieke facturatie

De eerste optie is om dit in te richten via periodieke facturatie. Dit wordt het meest gebruikt. Per lid van de vereniging maakt u een periodieke factuur aan en geeft u de termijn op. Hier kunt u instellen op welke dag de factuur gemaakt moet worden en wat de herhaaltermijn is. U kunt die facturen automatisch laten e-mailen naar de relatie, maar u kunt dit ook per periodieke factuur uitzetten zodat u het handmatig kunt versturen of bijvoorbeeld kunt incasseren. Periodieke facturen maakt u aan onder Facturatie > Periodieke facturatie. Met behulp van periodieke facturatie kunt u het proces volledig automatiseren voor allerlei soorten betaaltermijnen.

Optie 2: handmatige bulk facturatie

Alternatief is dat u handmatig in één keer een bulk facturen maakt. Dit kunt u als volgt doen: ga naar Facturatie > Facturen, maak daar de factuur aan die u nu naar een hele groep wilt versturen. Vervolgens klikt u weer vanuit het Facturatie > Facturen scherm deze factuur aan en klikt u op de knop ‘Dupliceren geavanceerd’. U krijgt nu een scherm waarmee u bulk facturen kunt maken. Stel u heeft een factuur gemaakt die nu verstuurd of geïncasseerd moet voor alle leden uit de CRM groep ‘Abonnees – Maand’, dan klikt u op ‘Dupliceren geavanceerd’ en voegt u onder ‘Selecteer relaties waarvoor de factuur gemaakt moet worden’ alle relaties toe uit de CRM groep ‘Abonnees – Maand’. U maakt dan met 1 druk op de knop een hele reeks facturen voor alle leden die binnen deze CRM groep vallen.

Stap 4: Facturen versturen en/of incasseren

Met stap 3 genereert u dus (automatisch) facturen op verschillende termijnen. Nu moet u deze facturen versturen naar uw leden, of incasseren middels automatische incasso. U kunt met periodieke facturatie indien gewenst de facturen automatisch laten versturen naar de klant. Doet u dit niet, dan komen de facturen vanzelf in het overzicht onder Facturatie > Facturen > Openstaand en kunt u ze vanuit daar handmatig versturen.

Incasseren doet u via het menu Boekhouding > Automatische incasso. U kunt daar een automatisch incassobestand genereren voor alle facturen die gekoppeld zijn aan relaties waarbij automatische incasso is ingeschakeld. Dit incassobestand kunt u uploaden bij de bank om in één keer alle facturen te incasseren.

Vragen?

In dit artikel heeft u geleerd een ledenadministratie te voeren met de module Relatiebeheer van Offective. Heeft u aanvullende vragen of ondersteuning nodig? Neem dan contact op met de helpdesk of bel ons op via: +31 (0)180 70 10 64.

Reageren niet mogelijk.