Bellen of mailen bij een openstaande factuur?

De laatste paar decennia is er een gigantische golf aan communicatie-opties bijgekomen: faxen, bellen, mailen, en zelfs Skypen, Facebooken en WhatsAppen. Dit leidt soms tot twijfels. Wat is het juiste medium in welke situatie? Waar het bij een openstaande factuur lang geleden de enige optie was om op de deur te kloppen, wordt er nu veelvuldig getwijfeld. Wat is beter? Bellen of mailen?

Voordelen van mailen

Veel mensen geven de voorkeur aan mailen. U kunt uw woorden wegen, hoeft niet te wachten of iemand de telefoon opneemt en kunt de mail in principe ook in de late uurtjes versturen. Bovendien blijft een e-mail in de inbox staan, terwijl een telefoontje zo weer vergeten kan worden. Ook klanten geven vaak aan het liefst een mail te ontvangen. Voor hen is het minder confronterend, overzichtelijk en ze kunnen ernaar kijken op het moment dat het hen uitkomt.

Een nadeel van mailen is dat uw herinneringen snel over het hoofd gezien worden. Uw debiteur kan ook eenvoudig uw e-mails verwijderen.

Voordelen van bellen

Toch heeft mailen ook nadelen, die door de mogelijkheden van bellen worden opgevangen. Het grootste voordeel van een telefoontje: het is direct. U heeft de persoon die u wilt bereiken rechtstreeks aan de telefoon, waardoor het voor hem of haar vrijwel onmogelijk is uw vraag te negeren. Ook eventuele problemen kunnen snel gesignaleerd en besproken worden. Bovendien is het sneller dan mailen en heeft u de mogelijkheid een persoonlijker contact met u klanten op de bouwen.

Wat u het beste kunt doen?

Natuurlijk is de perfecte manier afhankelijk van uw eigen voorkeuren, eventueel die van uw bedrijf en die van uw klant. Maar over het algemeen wordt aangeraden: doe het allebei. Combineer de voordelen van beide media.

Bel eerst om uw klant op directe en vriendelijke manier te confronteren met de openstaande factuur en stuur daarna een mail ter bevestiging van de gemaakte afspraken. Hiermee is de kans op succes optimaal.

Openstaande rekening?

Krijgt u uw klant niet aan de lijn, laat dan altijd een voicemailbericht achter. Krijgt u ook geen reactie per e-mail? Neem dan contact op met een incassobureau. Heeft u vragen over het online boekhoudprogramma van Offective? Neem gerust eens contact met ons op. Wij zien graag wat we voor u kunnen betekenen.

Reageren niet mogelijk.