Template maken

Met de introductie van de Document Builder is het nu mogelijk om met meer vrijheid dan voorheen templates te creëren binnen Offective. Een bijkomend voordeel is dat de nieuwe template mogelijkheid toekomstige uitbreidingen en features mogelijk maakt.

In dit artikel laten wij zien hoe u een document template kan creëren voor alle document types waar dat voor mogelijk is: Factuur, Aanmaning, Offerte, Orderbevestiging en Inkooporder met de nieuwe Document Builder.

Inhoudsopgave

  1. Het aanmaken van een template
  2. Document Building, hoe werkt dat?
  3. Oog voor detail
  4. Logo (of briefpapier) plaatsen op uw document
  5. Vragen?

Voordat u aan de slag kan met het inrichten van uw template dient u deze eerst aan te maken. U kunt ervoor kiezen een ‘oude’ bestaande template over te schakelen naar de nieuwe document builder (klik hier voor meer informatie), ook kunt u een template van één document type kopiëren en gebruiken voor een ander document type (klik hier voor meer informatie).

Indien u gewoon een nieuwe template wilt aanmaken dan kunt u de onderstaande stappen volgen.

  1. U gaat naar de template instellingen van de template die u wilt aanpassen:
    • Voor facturen gaat u naar Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen > Documenttemplates,
    • Voor aanmaningen gaat u naar Facturatie > Instellingen > Aanmaningen instellingen > Documenttemplates
    • Voor offertes gaat u naar Offertes & Orders > Instellingen > Documenttemplates > Offerte
    • Voor orderbevestigingen gaat u naar Offertes & Orders > Instellingen > Documenttemplates > Orderbevestiging
    • Voor de pakbon volgt u de stappen bij facturatie, offerte of orderbestiging en selecteert u i.p.v. factuur, offerte of orderbevestiging tabblad Pakbon, en
    • Voor inkooporders gaat u naar Producten > Instellingen > Inkoopadministratie > Documenttemplates.
  2. Nadat u een document type heeft geselecteerd dan klikt u op +Nieuw om een nieuwe template te creëren,
  3. Nu geeft u de naam op van uw template (u kunt dit later nog aanpassen),
  4. Klik vervolgens op Opslaan & naar layoutbuilder om verder te gaan.

Een document lay-out bepaalt hoe uw document eruit komt te zien als PDF bestand. Denk aan het ontwerp van uw facturen, offertes, pakbonnen, inkooporders, enzovoorts. Met onze builder creëert u in een handomdraai een uniek document lay-out welke volledig naar uw wens is ingericht. In de onderstaande video wordt de document builder toegelicht inclusief de documentregels en het totalenblok.

Document secties

Een document lay-out is opgebouwd uit 3 secties. Een boven-, midden- en ondersectie. De boven- en ondersecties worden op iedere pagina herhaald. Hier kunt u bijvoorbeeld u betalingsvoorwaarden, website of andere gegevens toevoegen die op elke pagina terug mogen komen.

In de middensectie zet u de inhoud van uw lay-out in zoals een factuuropmerking, factuur- of offerteregels, enzovoorts. Aan elke sectie kunt u kolommen toevoegen en van elke sectie kunt u de hoogte bepalen.

Kolommen

Aan elke sectie kunt u kolommen toevoegen. U kunt middels kolommen verschillende gestructureerde indelingen in uw document maken. Denk aan een linker- en rechterkolom, of drie kolommen van gelijke breedte, of een kolom over de gehele breedte van het document.

Om een kolom toe te voegen klikt u op de knop ‘Kolommen toevoegen’ in de desbetreffende sectie. Vervolgens kunt u een kant-en-klare indeling of losse kolommen kiezen. De kolommen worden percentueel over de breedte verdeeld en kunnen in een kant-en-klaren indeling of als losse kolom worden toegevoegd. De volgende opties zijn hiervoor beschikbaar:

Kant-en-klare kolommen

  • 1-kolom 100%,
  • 2-kolommen 50% + 50%,
  • 2-kolommen 25% + 75%,
  • 2-kolommen 75% + 25%,
  • 2-kolommen 66,6% + 33,3%,
  • 2-kolommen 33,3% + 66,6%,
  • 3-kolommen 33,3% + 33,3% + 33,3%,
  • 3-kolommen 25% + 50% + 25%,
  • 3-kolommen  50% + 25% + 25%,
  • 3-kolommen 25% + 25% + 50%, en
  • 4-kolommen 25% + 25% + 25% + 25%.

Losse kolommen

  • 100% brede kolom,
  • 75% brede kolom (3/4),
  • 66,6% brede kolom (2/3),
  • 50% brede kolom (1/2),
  • 33,3% brede kolom (1/3), en
  • 25% brede kolom (1/4).

Elementen

Aan iedere kolom kunt u elementen toevoegen. Een element kan bijvoorbeeld een stuk tekst of de factuurregels zijn. Het element factuurregels verschilt per document type, op een offerte zal hier bijvoorbeeld offerteregels getoond worden. Om een element toe te voegen aan een kolom klikt u op de knop ‘Acties’ in de kolom.

Een kolom kunt u in de breedte wijzigen met Kolombreedte wijzigen, deze breedte zijn op basis van de losse kolommen breedtes omschreven in de vorige paragraaf. Met Kolom omhoog verplaatsen en Kolom omlaag verplaatsen kunt u de positie van deze kolom in deze sectie bepalen. En met Kolom verwijderen kunt u deze kolom verwijderen uit deze sectie.

Tekstelement met variabele gegevens

Om variabele gegevens aan uw document toe te voegen kiest u voor een tekstelement. Aan elk tekstelement voegt u zelf tekst toe. In deze tekst kunt u dynamische tokens opnemen. Deze tokens worden vervangen door echte data bij het genereren en exporteren van het document. Voorbeeld tokens zijn %Relatienaam% of %Documentnummer%. Als u ervoor kiest om deze variabele gegevens in te voegen dan krijgt u een lijst weergave met deze gegevens waarin u kunt zoeken en scrollen.

Dit scherm bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Zoekveld om variabele tokens mee te zoeken,
  • De naam met %-tekens in (zoals %Relatienaam%) is het variabele token die ingevoegd moet worden om bepaalde variabele data aan te roepen,
  • De tekst die naast het token staat omschrijft de functie van de token en welke variabele data wordt aangeroepen, en
  • Met Token invoegen kunt u de variabele token toevoegen aan het tekst element waarin u zit te werken.

Voorbeeld bekijken?

Wilt u weten hoe uw lay-out eruit komt te zien wanneer u deze zou gebruiken bij een factuur, offerte of ander document? Klik dan op de knop ‘Bekijk voorbeeld van ontwerp’.

Aan de rechterkant van het Document Builder scherm vindt u een aantal opties terug waarmee u de puntjes op de i van uw document template kunt zetten.

  • Bij Info kunt u meer informatie over de Document Builder terugvinden,
  • Onder Actie vindt u geavanceerde instellingen gerelateerd aan het maken van uw template, en
  • Met Klaar? Opslaan! kunt u tussentijds uw aanpassingen opslaan en/of opslaan & afsluiten.

Het kopje Info en Klaar? Opslaan! spreken voor zichzelf. Het kopje Actie heeft aanvullende toelichting nodig. Deze is verdeeld in vier onderdelen die voorheen o.a. onder de geavanceerde instellingen van templates beschikbaar waren:

  • Met Bekijk voorbeeld van ontwerp kunt u een preview bekijken van uw huidige document ontwerp, u kunt dit gebruiken om te zien waar u nog aanpassingen op uw document dient te doen,
  • Bij Achtergrond toevoegen kunt u een .PDF bestand toevoegen als achtergrond voor uw eerste bladzijde (en aanvullend dezelfde of een andere voor u vervolg bladzijde). U kunt dit gebruiken om briefpapier op uw document te hanteren,
  • Via Open geavanceerde instellingen kunt u o.a. de document marges, het pagina formaat, de export naam van het document, getoonde decimalen, valuta karakter, datum notatie en paginanummers van het document instellen, en
  • Als laatste kunt u door Reset naar standaard layout te gebruiken uw document terugzetten naar de standaard document instellingen. Let op: Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Een logo (of briefpapier) kunt u op twee manieren toevoegen aan uw Document Builder template. Beide opties worden hieronder besproken.

Optie 1

In de Document Builder voegt u een nieuwe 100% brede kolom toe aan de bovensectie. Met Actie verplaatst u deze kolom naar de bovenkant van de bovensectie. Daarna kunt u met Actie een Tekstblok toevoegen. In het scherm dat nu opent vind u de volgende knop: Afbeelding invoegen. Hier kunt u een logo uploaden en klikken op Opslaan en op Sluiten en vervolgens klikt u nog eenmaal op Opslaan.

Via geavanceerde instellingen dient u wellicht nog wat aan de marges te doen (marge top), maar dat hangt af van de afbeelding die u toevoegt. Als het resultaat goed is, kunt u klikken op ‘Opslaan en sluiten’ en kunt u dit template selecteren bij het maken van een document waarvoor deze template gemaakt is.

Optie 2

Als u op de Document Builder klikt op Achtergrond toevoegen dan kunt u daar een PDF achtergrond (bijvoorbeeld briefpapier) uploaden voor gebruik op alle bladzijden of enkel de eerste. Als u in bijvoorbeeld Microsoft Word een A4 bestand opent en een logo toevoegt via Microsoft Word afbeelding toevoegen, dan kunt u vervolgens dit bestand opslaan als een PDF bestand. Dit bestand (waar u uw logo links bovenin heeft geplaatst) kunt u vervolgens uploaden in Offective via bovenstaande stappen. Ook hier dient u vervolgens te klikken op ‘Opslaan en sluiten’ om uw factuur template te kunnen gebruiken als u een factuur aanmaakt.

In dit artikel hebben wij de Document Builder geïntroduceerd. U weet nu hoe u een template kunt aanmaken en deze naar eigen inzicht kunt vormgeven. Heeft u aanvullende vragen of ondersteuning nodig? Neem dan contact op met de helpdesk of bel ons op via: +31 (0)180 70 10 64.

Reageren niet mogelijk.