Verkoopkansen

Binnen de module Verkoop heeft u de mogelijkheid om al uw potentiële klanten, oftwel ‘verkoopkansen’, in Offective te voeren. Vervolgens kunt u deze verkoopkansen door verschillende verkoopfases heen managen. Door een verkoopkans in een bepaalde fase te plaatsen, weet u direct waar een verkoopkans zich bevindt in uw verkoopproces en weet u ook welke actie u moet ondernemen en welke acties er al zijn ondernomen. U kunt namelijk afhankelijk van de fase waarin een verkoopkans zich bevindt, een actie koppelen aan deze fase.

Met deze verkoopkansen functionaliteit binnen Offective behoudt u grip op uw opvolgingstraject. U krijgt een melding wanneer u een verkoopkans moet opvolgen, u kunt per verkoopkans zien in welke fase van uw verkoopproces de verkoopkans zich bevindt en u kunt zelfs instellen dat een verkoopkans automatisch wordt gemaild door u. Op deze manier krijgt een verkoopkans een juiste afhandeling en raakt u de grip op uw verkoopkans nooit meer kwijt.

Afhankelijk van uw verkoopproces dienen er binnen Offective dus fases te worden aangemaakt en kunt u verkoopkansen (automatisch of handmatig) naar een volgende fase op- of af hogen. U kunt zelfs instellen dat wanneer een verkoopkansen een bepaalde fase bereikt (automatisch of handmatig) deze verkoopkans automatisch een e-mail ontvangt vanuit Offective.

Om u goed alle mogelijkheden van Offective te kunnen uitleggen, zullen wij een voorbeeld hanteren. In dit voorbeeld gaan we uit van een aannemersbedrijf die via de website regelmatig offerte aanvragen krijgt. Het standaard verkoopproces van dit aannemersbedrijf is dat zodra een offerte aanvraag binnenkomt, dat allereerst een afspraak wordt gepland voor een locatiebezoek. Alleen dan kan het aannemersbedrijf namelijk een juiste offerte opstellen. Zodra het locatiebezoek heeft plaatsgevonden zal het aannemersbedrijf binnen uiterlijk 7 dagen een offerte opstellen en versturen naar de klant. Als het aannemersbedrijf, na het versturen van de offerte, binnen 10 dagen geen reactie krijgt van de klant dan zal het aannemersbedrijf de klant gaan opvolgen door middel van een telefoontje of e-mail.

Hieronder hebben we alle fases uit dit verkoopproces uiteengezet:

  1. Fase 1: Relatie heeft een offerte aangevraagd, dus deze moet gebeld worden voor een afspraak voor een bezoek op locatie.
    • U kunt de lead toevoegen in Offective. Deze zal automatisch in fase 1 terecht komen. U kunt instellen dat de verkoopkans na bijvoorbeeld 2 dagen in de werkvoorraad komt met een melding dat u deze verkoopkans niet moet vergeten. De werkvoorraad in Offective toont verkoopkansen waar direct wat mee moet worden gedaan, omdat het anders te lang duurt voordat er actie wordt ondernomen op deze verkoopkans. Zodra u de relatie heeft gebeld en een afspraak heeft ingepland, kunt u de verkoopkans handmatig naar fase 2 plaatsen.
  2. Fase 2: Afspraak voor locatie bezoek is ingepland
  3. Fase 3: Bezoek op locatie gedaan. Offerte moet opgesteld worden.
    • Zodra het locatiebezoek is gedaan, verplaatst u de verkoopkans van fase 2 naar fase 3. Nu moet de offerte gemaakt worden. U kunt instellen dat als u de verkoopkans na bijvoorbeeld 3 dagen nog geen offerte heeft gestuurd dat u een melding krijgt in uw werkvoorraad zodat u deze verkoopkans niet vergeet.
  4. Fase 4: Offerte is verstuurd. Klantreactie afwachten.
    • Zodra u de offerte heeft verstuurd naar de relatie, kunt u de verkoopkans verplaatsen van fase 3 naar fase 4. Nu moet u wachten op een reactie van de relatie op de offerte. U kunt instellen dat als u geen reactie heeft gekregen binnen bijvoorbeeld 10 dagen dat de verkoopkans automatisch naar de fase 5 gaat: ‘Opvolgen’.
  5. Fase 5: Opvolgen
    • U kunt er voor kiezen om de verkoopkans in uw werkvoorraad te laten komen, zodat u de verkoopkans handmatig kan opvolgen via bijvoorbeeld telefoon of e-mail, maar u kunt er ook voor kiezen om de klant automatisch vanuit Offective te laten mailen, zodra de verkoopkans in deze fase terecht komt. Deze automatische e-mail kunt u eenvoudig instellen via Offective en zal verderop worden uitgelegd.
  6. Fase 6a: Verkoop afgerond
    • Zodra de relatie aangeeft dat hij klant wil worden, kunt u de verkoopkans verplaatsen naar deze fase.
  7. Fase 6b: Niet (meer) geïnteresseerd
    • Zodra de relatie aangeeft dat hij geen klant wil worden, kunt u de verkoopkans verplaatsen naar deze fase.

Hieronder zullen we uitleggen hoe we dit voorbeeld kunnen instellen in Offective.

Ga binnen Offective naar het menu item: Verkoopkansen > Mijn Verkoopkansen. U ziet nu verschillende tabbladen staan, namelijk: ‘Werkvoorraad’, ‘Eigen tab 1’, ‘Eigen tab 2’, enzovoorts. Zodra u alle instellingen heeft gedaan en verkoopkansen gaat toevoegen, kunt u per tab blad zien waar een verkoopkans bij een bepaalde relatie zich bevindt in uw verkoopproces. De benaming van de tabbladen kunt u zelf aanpassen zodat u een duidelijk overzicht krijgt. Dit gaan we verderop in het artikel nog uitleggen.

In het tabblad ‘Werkvoorraad’ ziet u straks de acties die u direct moet ondernemen, omdat u bijvoorbeeld een bepaalde termijn bijna heeft overschreden. In de overige tabbladen gaat u straks overzichtelijk zien waar een lead zich bevindt in het verkoopproces.

Allereerst gaan we de verkoopfases aanmaken uit het voorbeeld.

Om een fase aan te maken gaat u in het menu naar Verkoopkansen > Instellingen. U komt nu direct bij de instelling terecht waar u de fases (stages) kunt aanmaken. U klikt op ‘Nieuw’ om een fase aan te maken.

U komt nu in een scherm waarin u alles kunt instellen rondom een fase. Lees hier goed de informatie achter de infohelpers (i-tekens) voor meer duidelijkheid. Ook is het niet noodzakelijk om hier alles in te vullen. Dit zal afhankelijk zijn van uw wensen en van de fase die u toevoegt. Hieronder zullen we alle velden uitleggen:

  • Naam: hier kunt u de naam instellen van de fase. In ons voorbeeld was de naam van fase 1 ‘Relatie heeft een offerte aangevraagd, dus de relatie moet gebeld worden voor een afspraak voor een bezoek op locatie.’. Deze vullen wij dus hier in.
  • Volgorde: hier vult u de volgorde van de fase in. Als u de eerste fase toevoegt vult u hier 1 in.
  • Standaard kans bij deze fase: hier kunt u aangeven wat de kans is dat de verkoopkans, die zich in deze fase bevindt, klant wordt. In fase 1 is die kans misschien nog niet zo groot want er is alleen maar een eenvoudige offerte aanvraag binnengekomen, maar als u op locatiebezoek bent geweest, dan is deze kans misschien al een stuk groter. Door een prijs te koppelen aan deze verkoopkans(bijvoorbeeld de gemiddelde omzet per klant) kunt u hier een gewogen bedrag zien. Is de gemiddelde omzet per klant in uw bedrijf € 500,- en is de kans dat een verkoopkans, die zich in fase 1 bevindt, klant wordt 25%? Dan is de gewogen omzet die uit deze verkoopkans komt € 125,-. Dit is een geheel optioneel veld.
  • Standaard fase voor nieuwe verkoopkansen?: hier vult u in of deze fase de eerste fase is waarin een lead terecht komt. In ons geval is dat zo, dus wij plaatsen hier een vinkje.
  • Klantfase?: plaats hier een vinkje als het een eindfase is, waarin de relatie heeft aangegeven dat hij klant wil worden.
  • Archieffase?: plaats hier een vinkje als het een eindfase is waarin de relatie heeft aangegeven dat hij géén klant wil worden.
  • Verplaats verkoopkansen automatisch naar volgende fase?: hier vult u in als u wilt dat een relatie automatisch na een aantal dagen wordt verplaatst naar een volgende fase. In ons voorbeeld zou dit het geval zijn bij fase 4: ‘Offerte is verstuurd. Klantreactie afwachten.’. U wilt dan dat de relatie, als hij niet heeft gereageerd op de verstuurde offerte, na 10 dagen automatisch wordt verplaatst naar fase 5 ‘Verkoopkans opvolgen’.
  • E-mailen actief voor deze fase?: als u wilt dat u een relatie automatisch e-mailt zodra de verkoopkans in deze fase terechtkomt, kunt u dit hier in stellen. In ons geval zouden we de relatie automatisch kunnen e-mailen als deze wordt verplaatst naar fase 5 ‘Relatie opvolgen’. Als we een vinkje plaatsen achter ‘E-mailen actief voor deze fase?’ dan kunt u vervolgens een e-mail template aanmaken via de knop ‘Nieuwe template’. Vervolgens kunt u eventueel instellen dat u niet in het weekend wilt e-mailen en u kunt instellen of u altijd op een specifiek tijdstip wilt e-mailen. Dit doet u bijvoorbeeld om te voorkomen dat in de avond of in de nacht een e-mail wordt gestuurd.
  • Plaats met waarschuwing in werkvoorraad na x dagen in deze fase: hier vult u in na hoeveel dagen u wilt dat deze verkoopkans in uw werkvoorraad verschijnt als melding. In ons geval willen we, nadat de relatie een offerte aanvraag heeft gedaan, deze uiterlijk na 2 dagen gebeld hebben voor een afspraak. Wij vullen hier dus 2 in, zodat de verkoopkans op tijd in onze werkvoorraad verschijnt. Dat is dus het geval zodra de verkoopkans 2 dagen in fase 1 heeft gezeten.
  • Plaats met uitroepteken in werkvoorraad na x dagen in deze fase: als u wilt dat de verkoopkans op een gegeven moment als hoge prioriteit in uw werkvoorraad verschijnt dan kunt u het hier het aantal dagen invullen voordat dit gebeurt. Wij vullen hier 3 in.
    Conclusie, na 2 dagen krijgen we een melding in onze werkvoorraad, gebeurt er dan nog steeds niks mee? Dan zal een dag later (na 3 dagen) de melding met een uitroepteken in beeld komen, zodat deze verkoopkans met hoge prioriteit in uw werkvoorraad verschijnt, zodat deze verkoopkans niet vergeten kan worden.

Klik vervolgens op opslaan. Via bovenstaande uitleg kunt u nu alle fases aanmaken die van toepassing zijn op uw verkoopproces.

Nu u deze fases heeft aangemaakt gaan we die toevoegen aan de tabbladen die staan bij het menu item Verkoopkansen > Mijn verkoopkansen. Klik daarvoor op de tekst ‘Configureren’.

U komt nu in een scherm waarin u de tabnamen kunt aanpassen. Vervolgens kunt u aan deze tabbladen verschillende fases koppelen. U heeft in Offective 5 tabbladen, en in ons voorbeeld hebben we 7 fases. Dit moeten we dus goed gaan verdelen. Na het aanpassen van de tabnamen en het toevoegen van de fases aan de verschillende tabbladen krijgen we in ons voorbeeld het volgende scherm:

Nu heeft u alle instellingen gedaan en kunt u verkoopkans die binnenkomen gaan toevoegen aan Offective. Dit doet u via het menu item Verkoopkansen > Mijn verkoopkansen > Nieuw.

U kunt nu verschillende gegevens invullen bij deze verkoopkans. Hieronder zullen we alle mogelijkheden uitleggen.

  • Titel: hier vult u de titel van deze verkoopkans in. U kunt hier bijvoorbeeld de naam van de relatie plaatsen.
  • Verantwoordelijke: indien u met meerdere gebruikers/werknemers in Offective werkt, kunt u hier uzelf selecteren. De werkgever kan via het menu item Verkoopkansen > Alle Verkoopkansen, namelijk alle toegevoegde verkoopkansen zien en per verkoopkans zien wie daarvoor verantwoordelijk is.
  • Omschrijving: hier kunt u een omschrijving geven van bijvoorbeeld de offerte aanvraag.
  • Kans in %: hier kunt u de kans geven (of overschrijven) dat deze relatie een klant wordt.
  • Bedrag: hier kunt u een schatting geven van de omzet die deze klant zou kunnen gaan opleveren.
  • Relatiegegevens: hier kunt u de leadgegevens invullen.
  • Fases: hier ziet u in welke fase de verkoopkans zich bevindt en hier kunt u ook de fase aanpassen naar bijvoorbeeld de volgende fase. Heeft u bijvoorbeeld de relatie gebeld en een afspraak gemaakt voor een bezoek op locatie? Dan kunt u de verkoopkans verplaatsen naar de volgende fase. Dit kunt u doen in dit tabblad.
  • Log: hier kunt u optioneel logberichten plaatsen. Als u de klant bijvoorbeeld heeft gebeld of als u een locatiebezoek heeft gedaan dan kan het zijn dat u extra informatie heeft gekregen die bijvoorbeeld niet in de offerte aanvraag stond. Alle extra info en communicatie kunt u dan hier noteren.
  • Taken: hier kunt u optioneel taken maken die u heeft bij deze verkoopkans.

Nu u de verkoopkans heeft toegevoegd, kunt u deze terugvinden in de tabbladen onder het menu item Verkoopkansen > Mijn Verkoopkansen. In het laatste tabblad ‘Al mijn verkoopkansen’ ziet u alle verkoopkansen staan, dus ook degene die u zojuist heeft toegevoegd. Verder zullen deze verkoopkansen ook nog in een ander tabblad staan, afhankelijk van de fase waar deze verkoopkans zich in bevind. Als u verkoopkansen ziet staan in het tabblad ‘Werkvoorraad’ dan weet u dat u hier snel iets mee moet doen. Het is dus handig als u elke dag dat u werkt allereerst kijkt welke verkoopkansen zich in de werkvoorraad bevinden want dat zijn de verkoopkansen waar met hoge prioriteit wat mee gedaan moet worden. Heeft u deze verkoopkansen afgewerkt dan kunt u in de verschillende tabbladen zien wat er per verkoopkans nog moet gebeuren.

Conclusie

U weet nu hoe u de verkoopkansen vanuit de module Verkoop kunt inregelen en gebruiken voor uw verkoopproces. Heeft u aanvullende vragen of ondersteuning nodig? Neem dan contact op met de helpdesk of bel ons op via: +31 (0)180 70 10 64.

Reageren niet mogelijk.