Mijnwebwinkel koppeling

Verwerk uw Mijnwebwinkel webwinkel bestellingen automatisch in uw Offective boekhouding en verkooporders. Offective biedt bij de Offective boekhoudmodule een volledig automatische, gratis koppeling aan met Mijnwebwinkel. Hieronder leest u wat u kunt met deze koppeling, hoe u vanuit Offective de Mijnwebwinkel koppeling kunt activeren en waar u alles kunt terugvinden in Offective. Meer informatie over de webwinkelkoppeling leest u hier.

Met de koppeling kunt u uw Mijnwebwinkel webshop koppelen aan de bedrijfssoftware van Offective. Hiermee kunt u het volgende:

  • Automatisch uw Mijnwebwinkel bestellingen én retouren verwerkt in uw boekhouding,
  • Automatisch uw Mijnwebwinkel klanten verwerkt in uw Offective relatiebeheer (CRM),
  • Automatisch uw Mijnwebwinkel bestellingen verwerkt in uw Offective verkooporders, en
  • Koppeling van uw verkooporders met de Offective product- en voorraadbeheer. Producten worden automatisch aangemaakt op basis van uw Mijnwebwinkel artikelen.

Uw afgenomen modules bepalen de mogelijkheden van uw Mijnwebwinkel koppeling. Hieronder wordt per module uitgelegd wat de mogelijkheden van de Mijnwebwinkel koppeling zijn.

Module Boekhouding

Indien u de module boekhouding afneemt bij Offective kunt u de Mijnwebwinkel koppeling activeren en profiteert u van de volgende voordelen:

  • De bestellingen geplaatst in uw Mijnwebwinkel webshop automatisch laten synchroniseren met Offective
  • Deze bestellingen automatisch verwerken in uw Offective boekhouding
  • Uw Mijnwebwinkel klanten synchroniseren naar Offective relaties (CRM)
  • Altijd en overal inzicht in uw boekhouding, omzet, winst en meer
  • Toegang tot alle overige functies van de Offective boekhoudsoftware zoals in- en verkopen inboeken, btw-aangifte doen, uitgebreide rapportage mogelijkheden, incasso, enzovoorts. Lees meer over de functies van ons boekhoudprogramma.

Module Verkoop

Als u de module Verkoop van Offective gebruikt, kunt u naast de automatische koppeling van uw Mijnwebwinkel bestellingen naar de boekhouding, ook uw Mijnwebwinkel bestellingen laten synchroniseren naar uw Offective verkooporders en producten. Wanneer uw Mijnwebwinkel bestelling in Offective is aangemaakt als verkooporder, biedt dit binnen Offective vanuit de verkooporder diverse mogelijkheden. Met de module Verkoop kunt u o.a.:

  • Uw Mijnwebwinkel bestellingen automatisch gesynchroniseerd naar Offective verkooporders,
  • Vanuit een Offective verkooporder kunt u pakbonnen, orderbevestigingen of bijvoorbeeld adreslabels genereren in uw eigen huisstijl,
  • Vanuit een Offective verkooporder kunt u tevens direct een inkoopfactuur maken, welke u kunt e-mailen naar uw leverancier. Handig voor orders die u niet zelf kunt leveren maar die door uw leverancier direct aan de klant geleverd moeten worden, en
  • Koppeling van uw verkooporders naar Offective productbeheer. Per product inzage in de bestellingen van het product.

Dus als u de module Verkoop afneemt heeft u meer mogelijkheden voor uw Mijnwebwinkel bestellingen en geen omkijken meer naar de boekhouding van uw Mijnwebwinkel webwinkel dankzij de koppeling met Offective.

Allereerst dient u een account te hebben bij Offective en een webwinkel bij Mijnwebwinkel. Voor een koppeling van uw Mijnwebwinkel orders naar uw Offective boekhouding en CRM hoeft u enkel de module Boekhouding te activeren bij uw account. Wilt u ook gebruik maken van de extra mogelijkheden in combinatie met de module Verkoop zoals hierboven uitgelegd, dan dient u ook de module Verkoop af te nemen. Let op: om gebruik van alle Mijnwebwinkel koppeling(en) gebruikt te maken dient u minstens altijd de module Boekhouding te gebruiken, met enkel de module Verkoop kunt u deze niet gebruiken.

U dient allereerst in te loggen op uw Offective account (via Mijn Offective). Ga na het inloggen via het menu naar Boekhouding > Instellingen. Onder ‘Overige instellingen’ klikt u vervolgens op de knop ‘MWW (Mijnwebwinkel) instellingen’.

U komt nu in het scherm waarin u uw Mijnwebwinkel webshop koppelingen kunt beheren. Om een nieuwe koppeling toe te voegen klikt u op de knop ‘Winkel toevoegen’. U kunt dus ook meerdere webshops koppelen aan één boekhouding door deze stap meerdere keren te herhalen.

Zodra u op deze knop heeft geklikt, opent een nieuw scherm waarmee u uw winkel kun toevoegen. Achter de meeste velden in dit scherm staat een info-icoontje. Als u daarop klikt, krijgt u meer informatie over wat u bij het veld moet invullen. Samengevat voegt u hier een winkel als volgt toe:

  1. Vul de gegevens van uw Mijnwebwinkel webshop in. U heeft hiervoor een Mijnwebwinkel API-token nodig welke u zeer eenvoudig kunt achterhalen via uw eigen webwinkel. Klik op het info-icoontje bij dit veld voor uitleg over waar u deze token kunt vinden,
  2. Zet het vinkje aan bij ‘Synchronisatie actief’,
  3. Vink in het tabblad ‘Koppeling met boekhouding’ aan welke order statussen in uw boekhouding ingeboekt moeten worden. In de tekst erboven staat uitgelegd wat de meest gebruikelijke statussen zijn,
  4. Optioneel: indien u de module ‘Sales, offertes & orders’ heeft geactiveerd kunt u ook in het tabblad ‘Koppeling met verkooporders & productvoorraad’ een koppeling naar uw Offective verkooporders activeren, en
  5. Klik links onderin op ‘Opslaan’. U heeft nu uw Mijnwebwinkel webshop toegevoegd en gekoppeld aan de Offective boekhouding.

Nu uw winkel(s) is/zijn toegevoegd, dient u eenmalig uit- en weer opnieuw in te loggen in Offective. Dit doet u door rechtsboven in de applicatie op het uitloggen icoontje te klikken. Log vervolgens opnieuw in. Iedere nacht worden automatisch uw Mijnwebwinkel bestellingen gesynchroniseerd naar Offective. U kunt dit ook handmatig doen wanneer u maar wilt.

Hieronder leggen we uit waar u alles kunt terugvinden en waar u handmatig de Mijnwebwinkel bestellingen kunt ophalen voor verwerking in Offective.

Uw Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden in Offective

Indien u  weer uit- en opnieuw ingelogd bent in Offective, kunt u via het menu Boekhouding > MWW (Mijnwebwinkel) orders direct al uw Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden (indien gesynchroniseerd). In dit scherm vindt u verschillende tabbladen terug. Onder het tabblad ‘Orders verwerkt in boekhouding’ ziet u direct welke Mijnwebwinkel bestellingen verwerkt zijn in uw Offective boekhouding. Onder ‘Orders in verwerking’ ziet u welke Mijnwebwinkel bestellingen reeds zijn opgehaald uit uw webwinkel(s), maar welke nog verwerkt moeten worden.

Handmatig uw bestellingen ophalen uit Mijnwebwinkel

Iedere nacht synchroniseert Offective automatisch uw Mijnwebwinkel webshop en worden de bestellingen automatisch verwerkt in Offective. U kunt dit ook handmatig doen. Dit doet u als volgt: ga in Offective naar het menu Boekhouding > MWW (Mijnwebwinkel) orders. Klik nu op de knop ‘Synchroniseer webwinkel(s)’ om handmatige synchronisatie te starten. Let op, afhankelijk van hoeveel bestellingen er opgehaald moeten worden kan dit proces lang duren. Voor uw eerste synchronisatie raden wij u aan de automatische synchronisatie te gebruiken.

Uw Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden in uw Offective boekhouding

Zoals hierboven uitgelegd kunt u dus onder Boekhouding > MWW (Mijnwebwinkel) orders uw daadwerkelijke Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden. U ziet daar ook direct welke orders verwerkt zijn in de boekhouding en optioneel kunt u direct vanuit daar de bijhorende boeking openen. Wilt u direct een overzicht zien van uw verkopen (verkoopfacturen) in de Offective boekhouding, ga dan naar Boekhouding > Verkoopboek. Daar vindt u alle verkopen terug welke zijn verwerkt in uw boekhouding.

Uw Mijnwebwinkel relaties terugvinden

Offective synchroniseert ook uw Mijnwebwinkel relaties en koppelt deze aan de verkopen van uw boekhouding. Deze relaties vindt u in Offective terug onder het menu Relatiebeheer (CRM) > Klanten. Onderstaande is enkel relevant indien u gebruik maakt van de module Verkoop in Offective:

Heeft u de module Verkoop aanstaan voor uw Offective gebruiker dan kunt u ook uw Mijnwebwinkel bestellingen laten synchroniseren naar uw Offective verkooporders. Eerder in dit artikel is hier meer over uitgelegd. Hiermee krijgt u diverse extra mogelijkheden voor uw Mijnwebwinkel bestellingen zoals het genereren van pakbonnen, orderbevestigingen of adreslabels in uw eigen huisstijl. Ook worden er in dit geval producten gemaakt in Offective op basis van de bestelde artikelen horend bij uw Mijnwebwinkel bestellingen.

Uw Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden tussen uw Offective verkooporders

Heeft u deze koppeling geactiveerd dan kunt u vervolgens in Offective gaan naar Offertes & Orders > Orders (module Verkoop). Uw Mijnwebwinkel bestellingen zullen conform uw configuratie hier terug te vinden zijn. Open nu een verkoop order om o.a. een pakbon, orderbevestiging, inkooporder te kunnen maken.

Producten van een bestelling terugvinden in de module Producten

Ga in Offective naar Producten > Producten en voorraad om de gesynchroniseerde producten terug te vinden. Open een product om direct te zien in welke orders het product is opgenomen of om gegevens van het product uit te breiden.

Vragen?

Heeft u aanvullende vragen of ondersteuning nodig? Neem dan contact op met de helpdesk of bel ons op via: +31 (0)180 70 10 64.

Reageren niet mogelijk.