Mijnwebwinkel koppeling

Verwerk uw Mijnwebwinkel bestellingen automatisch in Offective. Deze koppeling is gratis en bij uw module “Boekhouding” inbegrepen en biedt u als Mijnwebwinkel gebruiker veel voordeel!

Bent u een nieuwe Offective gebruiker, heeft u recent een Mijnwebwinkel account opgestart of maakt u nog gebruik van de verouderde orderfeed? Zo ja, dan leest u hieronder de stappen die u dient te volgen om uw Offective account met uw Mijnwebwinkel webshop te koppelen!

Wat kunt u met de koppeling?

Afhankelijk van de modules die u afneemt bent u instaat uw Mijnwebwinkel bestellingen op een aantal manieren te synchroniseren, voor de koppeling dient u altijd minimaal de module “Boekhouding” af te nemen:

  • Met de module “Boekhouding” kunt u uw bestelling als verkoopboeking toevoegen,
  • Als u ook de module “Verkoop” gebruikt dan kunt u de bestellingen ook als “Orderbevestiging” importeren en wordt de voorraad in order gezet. Deze wordt als “In order” aangemerkt op uw voorraad, dit is geen voorraadmutatie, en
  • En als u de module “Facturatie” heeft dan kunt u uw bestellingen van orderbevestiging omzetten naar factuur waarbij een automatische voorraadmutatie en bijgewerkte voorraad hoort.

Met de koppeling kunt u dus uw bestellingen op meerdere manieren in uw administratie zichtbaar maken en afhankelijk van uw modules hier meer gemak en inzicht uit ontlenen. Het koppelen van uw beide omgevingen wordt hieronder omschreven:

In Mijnwebwinkel

Als u nog geen Mijnwebwinkel account heeft dan kunt u deze aanvragen via Mijnwebwinkel. Hier dient u in te loggen voor de vervolgstappen:

  1. Ga in uw Mijnwebwinkel omgeving naar “Instellingen”, klik dan op “API”,
  2. Kies bij “+ Token toevoegen” op partner “Offective”, bij geldigheid geeft u “Onbeperkt” op en bij status “Actief”, u mag deze instellingen opslaan,
  3. U heeft nu een Mijnwebwinkel API (v1) token voor gebruik met Offective aangemaakt. Dit token kunt u nu bekijken met “Toon token”, kopieer dit token (bijvoorbeeld naar kladblok) voor gebruik in Offective.

In Offective

Als u nog geen Offective account heeft dan u deze aanvragen via ons aanmeld formulier. U dient minimaal de module “Boekhouding” af te nemen voor de koppeling, deze is uit te breiden met module “Verkoop” en “Facturatie” voor aanvullende features. Als u het API token uit Mijnwebwinkel heeft dan kunt u in Offective verder gaan:

  1. Ga naar de module “Boekhouding”, klik vervolgens op menu item “Instellingen”,
  2. Onder “Overige instellingen” vindt u de “MWW (Mijnwebwinkel) instellingen”, klik hier op,
  3. Met “+ Winkel toevoegen” kunt u uw Mijnwebwinkel webshop koppelen aan Offective,
  4. U heeft hier de volgende velden om in te vullen:
    • Webwinkelnaam: de naam van uw webwinkel,
    • Synchronisatie actief: of de synchronisatie met uw webwinkel actief moet staan, deze kunt u aanvinken,
    • API token: hier vult u het token in dat u in Mijnwebwinkel heeft aangemaakt. Gebruikt u momenteel nog de verouderde orderfeed? U dient hier de nieuwe API token in te voeren,
    • Start datum voor synchronisatie: de datum vanaf wanneer de orders gesynchroniseerd moeten worden, laat dit leeg om vanaf het begin te synchroniseren,
    • Omzet rekening nr.: geef hier het omzet grootboekrekening nummer op waar de omzet op geboekt wordt,
    • Type token: bent u een nieuwe Mijnwebwinkel gebruiker in Offective dan staat deze standaard op API. Heeft u momenteel nog de verouderde orderfeed? Hier wisselt u deze naar API.
  5. Nadat u de bovenstaande velden heeft ingevuld dan kunt u kiezen tussen een koppeling enkel met de module Boekhouding “Koppeling met boekhouding” of met de module Verkoop en Producten (voorraadbeheer) met “Koppeling met verkooporders & productvoorraad,
  6. Bij “Koppeling met boekhouding” worden uw bestellingen met de door u aangevinkte statussen als verkoopboeking in het “Verkoopboek” van uw boekhouding toegevoegd,
  7. Bij “Koppeling met verkooporders & productvoorraad” kunt u “Verkooporders maken?” aanvinken, hiermee worden op basis van de door u aangevinkte statussen uw bestellingen met de door u gekozen statussen als verkooporder onder “Offertes & Orders” bij “Order overzicht” geplaatst, deze kunnen vanaf een bepaalde datum gesynchroniseerd worden (bij “Orders verwerken vanaf”).

De eerste keer synchroniseren

Als u dit de eerste keer is dat u gebruik maakt van de Mijnwebwinkel koppeling dan dient u uit- en in te loggen. In de module “Boekhouding” verschijnt bij het inloggen een nieuwe menu item genaamd “MWW (Mijnwebwinkel) orders”. Voor gebruikers die dit eerder al hebben ingesteld kunnen direct al hierheen gaan.

In dit scherm vindt u een aantal tabbladen terug:

  • Orders verwerkt in boekhouding: van deze bestellingen zijn verkoopboekingen gemaakt in het “Verkoopboek”,
  • Orders verwerkt in verkooporders: van deze bestellingen zijn orderbevestigingen gemaakt in de module “Verkoop” onder “Offertes & Orders”,
  • Nog niet verwerkte orders: dit zijn de bestellingen die nog niet verwerkt zijn en wachten op een status die volgens uw Mijnwebwinkel instellingen wel verwerkt mag worden,
  • Orders met verwerk fout: hier staan alle bestellingen die een fout hebben en derhalve niet verwerkt kunnen worden, de foutmelding staat hierbij aangegeven.

Doorgaans zal Offective iedere nacht rond 03:00 uw orders automatisch synchroniseren, u kunt er ook voor kiezen om op “Synchroniseer webwinkel(s)” te klikken. Het systeem zal dat direct de synchronisatie in gang zetten. Afhankelijk van hoeveel boekingen, of hoever terug u boekingen laat synchroniseren kan dit een aantal minuten duren.

Waar staat de gesynchroniseerde data?

Alle gesynchroniseerde bestellingen en data zijn op de volgende plekken binnen Offective te vinden:

  • Bestellingen met “Koppeling met boekhouding” actief: In het “Verkoopboek” van module “Boekhouding”,
  • Bestellingen met “Koppeling met verkooporders & productvoorraad” actief: Onder “Offertes & Orders” en dan “Order overzicht” van de module “Verkoop”,
  • Relaties met “Koppeling met boekhouding” en/of met “Koppeling met verkooporders & productvoorraad” actief: In de module “Relatiebeheer (CRM)” onder “Klanten”,
  • Producten met minimaal “Koppeling met verkooporders & productvoorraad” actief: In de module “Producten” onder “Producten en voorraad”.

Let op: voor een automatische voorraad afboeking dient u uw geïmporteerde “Orderbevestigingen” te openen om vervolgens op “Maak factuur” te klikken. Deze factuur vindt u dan terug in de module “Facturatie” onder “Factuur overzicht” > “Concepten”. Deze concepten dient u dan definitief te maken.

Reageren niet mogelijk.