Instructies na Auditfile import

Om de overstap te kunnen maken met behoud van uw huidige gegevens gerelateerd aan de Boekhouding en data heeft u een zogenaamde audit-file versie 3.0 of 3.2 nodig. Deze auditfile kan in veel gevallen door uw huidige software worden gegenereerd. Neemt u contact op met de helpdesk om de mogelijkheden van een overstap te bespreken. Vanzelf begeleiden wij u hierin, brengen hiervoor geen kosten in rekening en zijn u graag van dienst.

Naast de overstapservice kunt u ook gebruik maken van meerdere importeer mogelijkheden. Met Offective kunt u eenvoudig relaties, producten en uw grootboekschema importeren. Met behulp van Exel bestanden kunt u uw data kopiëren, plakken en in Offective importeren.

Let op: wij importeren geen auditfiles in een proefaccount, maar pas zodra u bent overtuigd van het Offective gebruikersgemak.

Het is van belang dat u onderstaand artikel doorneemt nadat wij uw auditfile(s) hebben geïmporteerd.

Let op: deze controles hoeft u in principe enkel te doen voor het meest recente boekjaar van elke administratie. Voorbeeld: hebben wij met auditfiles de boekjaren 2016, 2017 en 2018 voor u ingelezen, dan is het vooral belangrijk dat u het onderstaande stappenplan volgt voor boekjaar 2018:

  1. Zorg dat u gewisseld bent naar het geïmporteerde boekjaar:
    Wissel rechtsboven naar het nieuwste boekjaar dat voor u is geïmporteerd vanuit de auditfile. Zodra u bent gewisseld naar dit boekjaar kunt u onderstaande controles doorlopen.
  2. Start & einddatum boekjaar controleren:
    Voor al uw administraties dient u via het menu Boekhouding > Instellingen > Boekjaren & afsluiten boekjaar de datums van uw boekjaren te controleren. Normaliter loopt dit van 01-01-jaar tot 31-12-jaar. Dus bij 2018 zal dit 01-01-2018 en 31-12-2018 zijn.
  3. Rekening van eigen vermogen controleren:
    Ga hiervoor naar Boekhouding > Instellingen > Overige grootboekrekeningen instellingen. Controleer de ingestelde rekening van eigen vermogen. Deze instelling heeft geen effect op uw boekhouding, maar sommige rapportages vereisen dat dit is ingevuld.
  4. Dagboek instellingen controleren:
    Ga hiervoor naar Boekhouding > Instellingen > Alle knoppen onder het kopje Dagboek instellingen. Controleer de instellingen van alle dagboeken. Oftewel, configureer bij het verkoopdagboek uw debiteuren- en omzetrekening, bij uw inkoopdagboek het crediteuren- en kostenrekening, etc.
  5. Btw-aangifte en percentage instellingen:
    Ga hiervoor naar Boekhouding > Instellingen > Btw-aangifte & percentages instellingen > Btw percentages. Controleer vervolgens de volgende punten:

    1. Of alle percentages groter dan 0% gekoppeld zijn aan de juiste grootboekrekeningen voor te vorderen en/of te ontvangen btw.
    2. Werkt u met buitenlandse inkopen of met inkopen waarvan de btw naar u is verlegd? Controleer dan voor het btw-percentage dat u hiervoor wilt gebruiken of het vinkje bij Verlegd of binnen EU aangevinkt staat. Selecteer vervolgens een tegenrekening voor de verlegde btw.
    3.  Controleer uw aangifte tijdsvak en btw-categorieën. Zorg dat aan elke aangifte categorie een ‘Categoriecode’ is gekoppeld. Controleer bij tijdsvak uw instelling voor maandelijks, kwartaal of jaar aangifte.
  6. Balans controleren:
    Draai een Kolommenbalans uit vanuit uw vorige boekhoudprogramma en vergelijk het resultaat van de Balans en Winst & Verlies rekening met de kolommen balans in Offective. U kunt een kolommenbalans genereren in de module Boekhouding. Ga hiervoor naar Boekhouding > Dashboard en klik vervolgens op de knop Kolommenbalans onder het blok Rapportages.
  7. Controleer uw Relatiebeheer (CRM) relaties:
    Sommige auditfiles geven niet aan of een relatie een leverancier is of een klant. In dat geval zet Offective bij de relatie zowel het vinkje aan van klant en leverancier. U kunt dit zelf wijzigen per relatie in de module Relatiebeheer (CRM).

Het kan zijn dat na een import (een deel van de) inkopen en verkopen nog open staat (op te betalen staat), dit vergt nog een handmatige actie om deze op betaald te zetten.

  1. Maak een memoriaalboeking aan (navigeer naar Boekhouding > Overig / Memoriaal > klik op nieuw),
  2. Selecteer een debet- en een creditboeking op grootboekrekening Kruisposten voor Nederland met bedragen 0,00 indien gewenst kunt u nog een omschrijving invoeren, en
  3. In het tabblad Koppelen met inkoop en verkoop kunt u alles selecteren wat op betaald moet komen te staan. Klik vervolgens op opslaan en sluiten.

Let op: heeft u veel boekingen die u op betaald moet zetten (komt meestal voor bij grotere administraties)? Dan raden wij u aan deze boekingen te splitsen in een aantal kleinere memoriaal boekingen. Hiermee behoudt u het overzicht en hoeft u niet langer te wachten dan bij één grotere memoriaal boeking.

Na de Auditfile import bestaat de kans dart u één of meerdere dubbele boekjaren heeft. U heeft dan bijvoorbeeld 2 boekjaren met de naam 2018. Dit ontstaat omdat er vanuit de auditfile import een nieuw boekjaar wordt aangemaakt. Echter, als dat boekjaar reeds bestond in uw Offective administratie heeft u dit boekjaar nu dubbel. Dit om te voorkomen dat uw reeds bestaande boekjaar in Offective verloren gaat bij de import. Hieronder volgt een stappenplan om deze controle uit te voeren:

  1. Ga naar het menu Boekhouding > Instellingen > en klik op de knop Boekjaren & afsluiten boekjaar,
  2. U ziet nu een overzicht van al uw boekjaren. Kijk of u hier dubbele boekjaren ziet staan (bijvoorbeeld 2 keer het boekjaar 2018) of dat u boekjaren ziet waar de start en/of einddatum gelijk lopen aan elkaar,
  3. Uit de omschrijving wordt duidelijk welk boekjaar vanuit de auditfile is aangemaakt en welke reeds bestond in uw administratie. Heeft u geen dubbele boekjaren? Dan kunt u onderstaande stappen 4, 5 en 6 overslaan.
  4. We raden u aan nu het volgende te doen voor het oude boekjaar dat dus reeds bestond en welke dubbel is met het nieuwe, geïmporteerde boekjaar:
    • Wijzig het jaar van het oude boekjaar naar het jaar 1000, dus bijvoorbeeld 2017 wordt 1000, zodat duidelijk is dat dit het oude boekjaar is,
    • Wijzig van dit oude boekjaar ook de van- en tot datums naar bijvoorbeeld 01-01-2000 tot 31-12-2000,
    • Wissel nu rechts bovenin naar het boekjaar 2000,
    • Ga nu naar het menu Boekhouding > Alle boekingen. Zoek daar alle boekingen uit het jaar 2000 op,
    • U krijgt nu alle boekingen uit het oude boekjaar, welke dubbel was met het geïmporteerde boekjaar.  Aangezien u dit boekjaar niet meer gaat gebruiken, dient u deze boekingen te verwijderen. U kunt deze indien gewenst eerst exporteren naar Excel en ze vervolgens opnieuw toevoegen in het nieuwe boekjaar dat is geïmporteerd vanuit de auditfile,
  5. Nadat u de boekingen uit het oude boekjaar (2000) heeft opgeschoond, en er dus geen boekingen meer aan gekoppeld zijn, kunt u rechtsboven weer wisselen naar het nieuwe boekjaar (het boekjaar dat is geïmporteerd vanuit de auditfile),
  6. Ga vervolgens naar het menu Boekhouding > Instellingen en klik op de knop ‘Boekjaren & afsluiten boekjaar’. Het oude boekjaar (boekjaar 2000) gaat u niet meer gebruiken. Pas daarom nu de datums van dat jaar aan naar iets ongebruikt boekjaar, bijvoorbeeld 01-01-2000 tot 31-12-2000 zodat duidelijk is dat dit boekjaar niet meer gebruikt zal worden, en
  7. Indien gewenst kunnen wij het boekjaar ook verwijderen uit uw administratie, hiervoor kunt u contact opnemen met de helpdesk.

Aanvullende vragen?

Hierna is uw administratie juist en volledig geconfigureerd voor verder gebruik in Offective. Mocht u ergens niet uitkomen neem dan gerust contact met ons op. Heeft u aanvullende vragen of ondersteuning nodig? Neem dan contact op met de helpdesk of bel ons op via: +31 (0)180 70 10 64.

Reageren niet mogelijk.