Inkoopdagboek

In dit artikel laten wij zien hoe u uw inkopen kunt toevoegen en beheren in het Inkoop(dag)boek van de module Boekhouding.

Als u een factuur heeft ontvangen van uw leverancier dan moet u deze inboeken. Dit doet u via het inkoopboek. Ga in het menu naar Boekhouding > Inkoopboek en klik op ‘Nieuw’. Er opent een scherm waarin u de volgende gegevens kunt invullen:

  • Leverancier: hier vult u de leverancier in. Staat deze nog niet in Offective? Klik dan op het blauwe plusje.
  • Datum: hier vult u de datum in die ook op de inkoopfactuur vermeld staat.
  • Factuurnummer: hier vult u het factuurnummer in. Deze kunt u vinden op de inkoopfactuur.
  • Boekingsnummer: hier vult u optioneel een boekingsnummer in. Heeft u bijvoorbeeld een bonnetje in een map bewaard, dan kunt u deze bijvoorbeeld nummeren. Dit nummer kunt u hier toevoegen.
  • Omschrijving: hier vult u optioneel een omschrijving in van de inkoopfactuur
  • Bankrekening: hier vult u optioneel het bankrekeningnummer in van de leverancier. Dit is alleen van toepassing als u gebruik gaat maken van automatisch betalen.
  • Vervaldatum: hier vult u optioneel de vervaldatum in van de factuur. Als u dit doet kunt u er voor kiezen om een melding te krijgen op uw dashboard zodra de vervaldatum van de factuur in zicht komt.
  • Standaard project: hier vult u optioneel en als u gebruik maakt van de module projectmanagement de projectnaam in. Dit wordt gebruikt voor de nacalculatie van projecten.
  • Voeg factuur toe: hier kunt u de inkoopfactuur uploaden, zodat u uw gehele administratie inclusief ontvangen facturen online in Offective heeft staan.

Let op: u kunt per leverancier maar één keer een bepaald factuurnummer voeren.

Welke velden zijn verplicht om een correcte boekhouding te voeren? Dat zijn de velden:

  • Leverancier
  • Datum
  • Factuurnummer

Als u bovenstaande velden heeft ingevuld dan kunt u het bedrag van de inkoopfactuur toevoegen. Heeft u diverse ‘factuurregels’ dan klikt u op de knop ‘Regel toevoegen’ om een extra bedrag in te vullen. Klik vervolgens op ‘Opslaan en sluiten’ als u de inkoopfactuur definitief wilt maken.

Let op: u heeft een wettelijke bewaarplicht. Het uploaden van uw facturen (als bijlage) is niet verplicht, maar het biedt een eenvoudige manier om deze bij te houden.

Als u de inkoopfactuur heeft toegevoegd dan staat daar ook een moment tegenover dat u de inkoopfactuur heeft betaald (via de bank of via de kas).

Dit doet u bij het Bank & Kas(dag)boek door voor Matchingtype: Matchen met Inkoopfacturen te kiezen en daar één of meerdere inkoopfacturen aan te koppelen. Vervolgens kunt u de boeking (na het controleren van de bedragen) opslaan & sluiten.

Bij een Overig/memoriaal boeking kunt u onder tabblad Koppelen met Inkoop/Verkoop uw verkoopfacturen met Is betaling van koppelen aan één of meerdere facturen. Daarna dient u onder tabblad Grootboekmutaties bijvoorbeeld uw bank te Crediteren en uw Crediteurenrekening te debiteren.

Heeft u een UBL factuur ontvangen? Dan kunt u het bestandje eenvoudig uploaden via: Boekhouding > Inkoopboek > Klik op de knop ‘Importeer UBL’ en voeg het bestandje toe. Klik vervolgens op ‘Importeer’. Controleer de ingevoerde gegevens en klik op ‘Opslaan en sluiten’.

 

Reageren niet mogelijk.