Inkoopdagboek
In dit artikel laten wij zien hoe u uw inkopen kunt toevoegen en beheren in het Inkoop(dag)boek van de module Boekhouding.
Inkoopfactuur toevoegen
Als u een factuur heeft ontvangen van uw leverancier dan moet u deze inboeken. Dit doet u via het inkoopboek. Ga in het menu naar Boekhouding > Inkoopboek en klik op ‘Nieuw’. Er opent een scherm waarin u de volgende gegevens kunt invullen:
- Leverancier: hier vult u de leverancier in. Staat deze nog niet in Offective? Klik dan op het blauwe plusje.
- Datum: hier vult u de datum in die ook op de inkoopfactuur vermeld staat.
- Factuurnummer: hier vult u het factuurnummer in. Deze kunt u vinden op de inkoopfactuur.
- Boekingsnummer: hier vult u optioneel een boekingsnummer in. Heeft u bijvoorbeeld een bonnetje in een map bewaard, dan kunt u deze bijvoorbeeld nummeren. Dit nummer kunt u hier toevoegen.
- Omschrijving: hier vult u optioneel een omschrijving in van de inkoopfactuur
- Bankrekening: hier vult u optioneel het bankrekeningnummer in van de leverancier. Dit is alleen van toepassing als u gebruik gaat maken van automatisch betalen.
- Vervaldatum: hier vult u optioneel de vervaldatum in van de factuur. Als u dit doet kunt u er voor kiezen om een melding te krijgen op uw dashboard zodra de vervaldatum van de factuur in zicht komt.
- Standaard project: hier vult u optioneel en als u gebruik maakt van de module projectmanagement de projectnaam in. Dit wordt gebruikt voor de nacalculatie van projecten.
- Voeg factuur toe: hier kunt u de inkoopfactuur uploaden, zodat u uw gehele administratie inclusief ontvangen facturen online in Offective heeft staan.
Let op: u kunt per leverancier maar één keer een bepaald factuurnummer voeren.
Welke velden zijn verplicht om een correcte boekhouding te voeren? Dat zijn de velden:
- Leverancier
- Datum
- Factuurnummer
Als u bovenstaande velden heeft ingevuld dan kunt u het bedrag van de inkoopfactuur toevoegen. Heeft u diverse ‘factuurregels’ dan klikt u op de knop ‘Regel toevoegen’ om een extra bedrag in te vullen. Klik vervolgens op ‘Opslaan en sluiten’ als u de inkoopfactuur definitief wilt maken.
Let op: u heeft een wettelijke bewaarplicht. Het uploaden van uw facturen (als bijlage) is niet verplicht, maar het biedt een eenvoudige manier om deze bij te houden.
Inkoopfactuur afletteren (op betaald zetten)
Als u de inkoopfactuur heeft toegevoegd dan staat daar ook een moment tegenover dat u de inkoopfactuur heeft betaald (via de bank of via de kas).
Dit doet u bij het Bank & Kas(dag)boek door voor Matchingtype: Matchen met Inkoopfacturen te kiezen en daar één of meerdere inkoopfacturen aan te koppelen. Vervolgens kunt u de boeking (na het controleren van de bedragen) opslaan & sluiten.
Bij een Overig/memoriaal boeking kunt u onder tabblad Koppelen met Inkoop/Verkoop uw verkoopfacturen met Is betaling van koppelen aan één of meerdere facturen. Daarna dient u onder tabblad Grootboekmutaties bijvoorbeeld uw bank te Crediteren en uw Crediteurenrekening te debiteren.
UBL inkoopfactuur
Heeft u een UBL factuur ontvangen? Dan kunt u het bestandje eenvoudig uploaden via: Boekhouding > Inkoopboek > Klik op de knop ‘Importeer UBL’ en voeg het bestandje toe. Klik vervolgens op ‘Importeer’. Controleer de ingevoerde gegevens en klik op ‘Opslaan en sluiten’.