Inkoopadministratie

Met de Productenmodule van Offective, kunt u producten die de minimale voorraad hebben bereikt, zeer gemakkelijk opnieuw inkopen via de inkoopadministratie functionaliteit.

Zodra de minimale voorraad van een product is bereikt, krijgt u hiervan een melding op uw dashboard. Als u dan naar het inkoopadministratie gaat ziet u hoeveel van bepaalde artikelen ingekocht dienen te worden en kunt u eenvoudig een inkooporder aanmaken en versturen.

U kunt er ook voor kiezen om producten automatisch te laten bestellen zodra ze de minimale voorraad hebben bereikt. Offective stuurt automatisch een order en e-mail naar uw leverancier als een product opnieuw besteld dient te worden.

Voorafgaande uw gebruik van de inkoopadministratie zijn er wat instellingen die gedaan moeten worden:

Startnummer van de order instellen

Ga naar module Producten > Instellingen > Tabblad Inkoopadministratie. Vul hier allereerst het startnummer in van de inkooporder.

Automatisch inkopen inschakelen

Nu gaat u naar het tweede tabblad ‘Automatisch inkopen’ (vanaf module Producten > Instellingen > Tabblad Inkoopadministratie). Hier kunt u opgeven of u gebruik wilt maken van automatisch inkopen of niet, dus dat een inkooporder, op het moment dat de minimale voorraad van een product is bereikt, automatisch naar de leverancier wordt verzonden. Wilt u dit niet? Dan kiest u voor ‘Geen automatische verwerking’, wilt u dit wel dan kiest u voor ‘Automatisch inkopen en e-mailen’.

Als u wél kiest voor automatisch inkopen dan dient u een documenttemplate en een e-mail template te maken. Dit kunt u doen door op de plus-knop achter dit veld te klikken. In de e-mail template stelt u de e-mail op die u automatisch naar uw leverancier verzend. Bij deze e-mail wordt als bijlage de inkooporder toegevoegd. Deze inkooporder is het documenttemplate. Deze kunt u naar eigen wens maken inrichten.

Let op: u kunt bepaalde leveranciers uitsluiten van automatisch inkopen.

Documenten voor de inkoopadministratie

Als u niet wilt dat Offective automatisch een order naar uw leverancier verstuurd, maar als u dat zelf handmatig wilt doen, dan heeft u toch een e-mail- en documenttemplate nodig. De e-mail template is de e-mail die u naar uw leverancier stuurt en de documenttemplate is de order die u meestuurt met de e-mail.

Een documenttemplate stelt u in via het tabblad ‘Documenttemplates > Nieuw’ en een e-mailtemplate stelt u in via het tabblad ‘E-mailtemplates > Nieuw’.

Volledig ontvangen inkopen tonen in het inkoopboek

U kunt ook nog een instelling doen, of u de inkooporders wilt tonen in het inkoopboek enkel als deze volledig zijn ontvangen. Ga in het menu naar Boekhouding > Instellingen > Inkoop (dagboek) instellingen > Inkooporders en plaats een vinkje als u dit wilt.

Nu zijn alle instellingen gedaan en kunnen we naar de inkoopadministratie gaan.

Nu moeten we per product gaan instellen, wanneer de minimale voorraad is bereikt, wat de leverancier is waar het product moet worden bijbesteld, per hoeveel eenheden dit product bijbesteld dient te worden bij de leverancier e.d.

Dit kunt u per product doen door in het menu te gaan naar Producten > Producten en voorraad > Open een product en ga naar ‘Inkoop & voorraadinstellingen’. Hier kunt u de volgende velden invullen (lees ook goed de tekst achter de i-iconen).

  • Minimale voorraad: vul hier de minimale voorraad in die u wilt hebben in uw magazijn. Zodra deze minimale voorraad is bereikt, krijgt u een melding op uw dashboard en zal het product verschijnen in uw inkoopadministratie. Als u gebruik maakt van automatisch inkopen dan zal er direct een e-mail met een inkooporder worden verzonden naar de leverancier van dit product.
  • Verpakkingseenheid (VPE): vul hier in per hoeveel stuks u dit product moet inkopen bij uw leverancier.
  • Minimale VPE bijbestelling: vul hier in, hoeveel eenheden u minimaal moet bestellen bij uw leverancier.
  • Voorraad uitschakelen: als u niet wilt dat de voorraad wordt bijgehouden, omdat het wellicht gaat om een dienst dan kunt u hier een vinkje plaatsen. U zult dan ook geen voorraadmeldingen meer krijgen en het product zal niet verschijnen in uw inkoopadministratie.
  • Standaard leverancier: hier vult u de leverancier in waar u dit product inkoopt.
  • Artikelnummer leverancier: hier vult u het artikelnummer in die uw leverancier gebruikt voor dit product.
  • Laatste inkoopprijs (excl. btw): hier kunt u de inkoopprijs van het product plaatsen. Dit wordt o.a. gebruikt voor de het bepalen van de voorraadwaarde.
  • Inkoop BTW: hier kunt u het btw-percentage selecteren die wordt gehanteerd door uw leverancier bij de verkoop van dit product aan u.

Zodra u per product de instellingen heeft gedaan, kunt u via module Producten > Inkoopadministratie de producten zien die u bij dient te bestellen zodra de minimale voorraad is bereikt. Pas als de minimale voorraad is bereikt van een product ziet u het product hier staan.

U heeft hier de mogelijkheid per leverancier een selectie te maken van producten die ingekocht moeten worden. Hier kunt u de aantallen van aanpassen. Zodra u uw selectie heeft gemaakt kunt u deze tot een inkooporder maken.

Inkooporder als inkoopfactuur inboeken

Wilt u de inkooporder die u zojuist heeft aangemaakt direct inboeken als inkoopfactuur? Ga dan naar Boekhouding (indien u gebruik maakt van de module Boekhouden) > Inkoopboek > Derde tabblad Inkooporders.

Hier kunt u de inkoopfactuur aanmaken door te klikken op ‘Maak inkoop factuur’. Heeft u de inkoopfactuur zelf al aangemaakt klik dan op de knop ‘Zet status op verwerkt’.

Automatisch inkopen via de inkoopadministratie

Wilt u dat bovenstaande stappen automatisch gaan? Dus dat als een product de minimale voorraad heeft bereikt, dat automatisch een e-mail wordt verzonden naar de leverancier met een inkooporder? Dan kunt u dat instellen via Producten > Instellingen > Tabblad Inkoopadministratie > Tabblad automatisch inkopen. Zie bovenstaande uitleg.

Reageren niet mogelijk.