E-mailen vanuit Offective

Voor de optimale aflevering van e-mails die met Offective worden verstuurd aan uw relatie, raden wij aan om uw DNS SPF record aan te passen. Ook als u mailt vanuit een @gmail.com of @yahoo.com of @hotmail.com adres dan raden wij (voor optimale e-mailaflevering) de stappen in dit artikel te volgen.

Definities

  • Waar we spreken over ‘domein‘ doelen we op alles wat achter het apenstaartje (@) staat van uw e-mailadres. Oftewel, als uw e-mailadres info@schoenmaker.nl is, dan is uw domein schoenmaker.nl
  • Waar we spreken over ‘record‘, doelen we op een DNS regel voor uw domein
  • Waar we spreken over ‘SMTP’ doelen wij op het ‘Simple Mail Transfer Protocol’, betreft dit de protocol die e-mail versturen over het internet mogelijk maakt

DNS SPF records aanpassen

Over SPF
Met behulp van SPF geeft u Offective toestemming om e-mails te sturen met uw domeinnaam als afzender. Zonder deze toestemming kan het voorkomen dat klanten uw mail niet ontvangen. De mailserver van de klant kan namelijk zien dat u Offective geen toestemming heeft gegeven.

Het toevoegen van de SPF regel
Ga na waar uw domein geregistreerd is en zoek op waar u het DNS kunt wijzigen voor uw domein. Of vraag uw webmaster onderstaande wijzigingen door te voeren in het DNS.

Er moet een include toegevoegd worden aan uw SPF record. Waarschijnlijk bestaat er al een SPF record, als dat niet het geval is kunt u deze zelf aanmaken.

LET OP: Het is niet toegestaan om meerdere SPF records te hebben, zorg dus dat u maar 1 SPF record heeft.

Het DNS beheer kent verschillende soorten records. In dit geval moet u een SPF record van het type TXT aanmaken of wijzigen. Zoek dus naar een knop voor het aanmaken van een TXT regel, of vindt de bestaande regel van het type TXT. Als de inhoud van de bestaande TXT regel begint met “v=spf” weet u dat het om het SPF record gaat.

Stappen voor bestaand TXT record voor de SPF instelling

  1. Open uw domein DNS instellingen
  2. Vind het TXT record in uw bestaande DNS configuratie
  3. Voeg deze tekst toe aan uw SPF: include:sendgrid.net
  4. Sla de TXT record op

Stappen voor nieuw TXT record voor de SPF instelling

  1. Open uw domein DNS instellingen
  2. Maak een nieuwe TXT record aan
  3. Voer in het eerste invulveld uw domein in, met een punt (.) erachter (bijvoorbeeld schoenmaker.nl.)
  4. In het tweede invoerveld vult u de tekst voor het SPF record in: “v=spf1 a mx include:sendgrid.net ~all”
  5. Sla de DNS aanpassingen op

Na het toevoegen of wijzigen van het TXT record voor SPF kan het maximaal enkele uren duren voordat de wijziging goed is verwerkt. Daarna moet u zonder problemen kunnen e-mailen vanuit Offective!

Eigen SMTP instellingen

Indien gewenst kunt u uw eigen SMTP server gebruiken om e-mails vanuit Offective mee te versturen. Als u mailt vanuit een @gmail.com of @yahoo.com of @hotmail.com adres dan raden wij (voor optimale e-mailaflevering) aan om de SMTP instellingen van deze provider in te stellen via de onderstaande stappen. Indien u niet weet wat de SMTP instellingen zijn van uw mailprovider kunt u contact opnemen met onze helpdesk.

  1. Ga naar de module “Beheer”,
  2. Ga dan naar menu item “Instellingen”,
  3. Hier vindt u tabblad “Eigen SMTP instellingen”, en
  4. Bij “Activeer eigen SMTP instellingen?” vinkt u “ja” aan.

U heeft nu de mogelijkheid om de gegevens van uw SMTP servers in te stellen.

  • SMTP Server: hier vult u de SMTP server van uw e-mail domein adres in, bijvoorbeeld voor Google is dat smtp.gmail.com,
  • SMTP Poort: hier vult u de SMTP poort van uw e-mail domein adres in,
  • E-mailadres: hier vult u het e-mail adres in waarmee u wilt e-mailen richting uw relaties,
  • Wachtwoord: hier geeft u het wachtwoord op gerelateerd aan het eerder ingevulde e-mailadres,
  • gebruik SSL?: indien uw e-mail domein server SSL hanteert dan kunt u hier “ja” aanvinken.
  • gebruik TLS?: indien uw e-mail domein server TLS hanteert dan kunt u hier “ja” aanvinken.

Zodra u de bovenstaande gegevens heeft ingevuld dan kunt u vervolgens controleren door een test e-mail te versturen aan uzelf. Dit doet u door een e-mail adres in veld “Verstuur test naar” in te vullen en op “Verstuur e-mail naar test e-mailadres” te klikken.

Als de e-mail correct is aangekomen dan heeft u deze instellingen goed doorlopen en kunt u op opslaan klikken.

Aanvullende stappen Gmail SMTP instellingen

Als u na bovenstaande stappen nog een melding krijgt dat u geen test e-mail kunt versturen dan dient u de hieronder omschreven stappen te volgen. Ontvangt u wel een test e-mail dan kunt u deze stappen overslaan.

Stap 1: SMTP instellingen voor Gmail

Bij de SMTP instellingen in Offective dient u de volgende instellingen op te geven:

  • SMTP server: smtp.gmail.com
  • SMTP poort: 587
  • E-mailadres: uwemail@gmail.com
  • Wachtwoord: uw wachtwoord voor toegang tot Gmail
  • Gebruik SSL: Nee
  • Gebruik TLS: Ja

Verstuur na het ingeven van de bovenstaande instellingen nu een test e-mail om te controleren of de e-mail instellingen correct zijn. Werkt dat niet, ga dan door naar de volgende stap.

Stap 2: Login op uw Gmail account

Log in een nieuw tabblad / scherm in met uw gmail account op https://accounts.google.com/. Wanneer u ingelogt bent stuurt u nogmaals een test e-mail. Werkt het niet, ga dan door naar de volgende stap.

Stap 3: Controle mail vanuit Gmail

Check uw mailbox. U heeft mogelijk een e-mail gehad van Gmail.com dat er een ‘onveilige’ inlogpoging is geblokkeerd of een ‘onveilige app’ is geblokkeerd. Ziet u dergelijke mail verschijnen? Zo ja, volg dan de oplossing uit de mail om onze app toe te staan. Geen e-mail gehad, ga dan door naar stap 4.

Stap 4: Toegang aanpassen vanuit Gmail

Zet toegang voor minder veilige apps aan: https://myaccount.google.com/lesssecureapps. Test hierna nogmaals of u een e-mail kunt versturen. Kunt u nog steeds geen e-mail versturen, check dan nogmaals uw mailbox zoals uitgelegd in de voorafgaande stap.

Reageren niet mogelijk.