Buitenlandse klanten

Werkt u met internationale klanten en wenst u uw e-mails en facturen (of andere documenten zoals offertes, pakbonnen of orderbevestigingen) in een andere taal naar uw relaties te sturen? In dit artikel leest u hoe u met behulp van factuur- en e-mail templates uw documenten in een andere taal kunt opstellen. In deze handleiding leggen we u uit hoe u een factuur template en e-mail kunt aanpassen naar een andere taal, binnen de voorbeelden in dit artikel wordt Engel gehanteerd maar dit is uiteraard mogelijk in alle talen en uiteraard ook mogelijk voor andere documenten dan facturen (offertes, pakbonnen of orderbevestigingen).

Allereerst bepaalt u voor uzelf welke taal gebruikt dient te worden op deze template. Voor dit voorbeeld gaan wij uit van een factuursjabloon die volledig Engelstalig dient te worden gemaakt. Met Offective kunt u onbeperkt factuursjablonen maken en deze kunt u naar eigen wens inrichten met behulp van variabele tokens. Om een nieuwe factuursjabloon (documenttemplate) te maken gaat u in Offective naar het menu Facturatie > Instellingen > klik op de knop ‘Facturatie instellingen’. Er opent nu een scherm met alle instellingen voor de facturatie module. Zorg dat u in het tabblad ‘Document templates’ en het sub tabblad ‘Facturatie’ zit en klik daar op de knop ‘Nieuw’.

Voor een offertesjabloon, pakbon sjabloon of orderbevestiging sjabloon gaat u naar het menu Offertes & Orders > Instellingen > Documenttemplates > Selecteer het juiste document > En klik op de knop ‘Nieuw’.U komt nu in het scherm waar u een nieuwe factuurtemplate kunt aanmaken. In een factuurtemplate legt u de structuur en vormgeving vast van uw factuur (dus welke informatie waar op het document moet komen). Ook kunt u een achtergrond / briefpapier uploaden. Per factuur kunt u kiezen welke template u wilt gebruiken, u kunt dus per factuur eenvoudig switchen tussen een Nederlandstalige of een Engelstalige template.

Volg nu onderstaande stappen om uw template aan te maken en Engelstalig in te richten.

  1. Nadat u hierboven op de knop ‘Nieuw’ heeft geklikt opent een scherm waarin u een templatenaam en basistemplate dient op geven. Vul hier een naam in en kies voor een basistemplate. In ons voorbeeld noemen we de template: ‘Factuur – (EN)’,
  2. Klik op de knop ‘Opslaan en volgende’. U komt nu in het scherm waar u uw eigen factuur template kunt gaan samenstellen,
  3. Wijzig nu in de vakken alle Nederlandse termen naar Engelse termen. Omdat dit allemaal vrije tekst is, kunt u dit eenvoudig doen door op het wijzig-icoontje te klikken achter een tekst,
  4. In het scherm dat volgt, past u de teksten zoals ‘Datum’ en ‘Factuurnummer’ aan zodat het Engelstalig is. De variabele tokens (te herkennen aan een % voor en na de tekst dient u niet te wijzigen,
  5. Volg stap 3 en 4 voor alle vrije tekstvelden op uw factuurtemplate. Nu zijn er nog blokken die niet opgedeeld zijn als vrije tekst, namelijk de blokken ‘Factuurregels’ en ‘Totalen’. Scroll in uw factuurtemplate daarom iets naar beneden totdat u ‘Factuurregels’ ziet staan en klik op het wijzig-icoontje achter dit blok,
  6. In het scherm dat volgt kunt u uw eigen factuurregel tabel vormgeven qua kleuren en kolommen. Elke kolom heeft een titel zoals ‘Omschrijving’, ‘Aantal’ en ‘Prijs’. Deze omschrijvingen dient u te vertalen naar het Engels dus ‘Discription’, ‘Quantity’ en ‘Price’. Dit doet u door te klikken op de knop ‘Bewerk titels voor regelkolommen’,
  7. Na het wijzigen van de titels ziet u direct een voorbeeld van uw factuurregel tabel. Dit zou er bijvoorbeeld uit kunnen zien als onderstaand voorbeeld,
  8. Klik op ‘Opslaan’ om uw instellingen te bewaren en herhaal stap 5 en 6 voor het blok totalen in uw factuur template,
  9. Klik tot slot helemaal links onderin het scherm op ‘Opslaan’ om uw factuurtemplate te bewaren. Klik bovenin op het tabblad ‘5. Bekijk voorbeeld’ om direct een voorbeeld te bekijken van uw Engelstalige factuur, en
  10. Tip: op het moment dat u de factuur gaat exporteren als PDF bestand krijgt deze de naam ‘Factuur_##’ waarbij de hekjes het nummer van uw factuur zijn. U kunt deze naam ook aanpassen in uw template configuratie naar bijvoorbeeld ‘Invoice_##’. Dit doet u in het tabblad ‘4. Geavanceerde instellingen’. Daar vindt u een invoerveld voor ‘Documentnaam export’ waar u bijvoorbeeld de tekst ‘Invoice’ in kunt zetten.

Nu uw template is aangemaakt en opgeslagen kunt u dit Engelstalige factuur template gaan gebruiken bij uw facturen. Open een factuur in uw administratie via Facturatie > Facturen > Dubbelklik op een factuur (of maak een nieuwe aan). Vul alle factuurgegevens en factuurregels in en klik op het tabblad ‘Versturen & printen’.

In dit tabblad kunt u de factuur afdrukken (PDF) of direct e-mailen naar uw klant. U ziet in dit scherm een selectie veld ‘Documenttemplate’, kies daar uw eerder aangemaakte, Engelstalige documenttemplate. Klik vervolgens onder het kopje ‘Printen (downloaden)’ op de knop ‘PDF met achtergrond’ om direct uw factuur naar een PDF bestand te exporteren.

Na het klikken op de knop wordt uw factuur gedownload als PDF bestand op basis van uw eerder geconfigureerde, Engelstalige template.

U heeft hierboven gelezen hoe u eenvoudig uw factuur template Engelstalig kunt maken. U kunt de factuur nu zelf per post of e-mail afleveren bij uw klant, maar u kunt deze ook direct vanuit Offective e-mailen naar uw klanten. U kunt de tekst die gebruikt wordt in deze e-mails ook Engelstalig maken. Dit doet u door een nieuwe e-mail template aan te maken volgens onderstaande stappen:

  1. Ga naar Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen,
  2. Klik op het tabblad ‘E-mailtemplates’,
  3. Klik nu op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe e-mail template aan te maken,
  4. In het scherm dat volgt kunt u uw e-mail template naar wens configureren. Bij ‘Inhoud’ kunt u de Engelstalige tekst plaatsen die u naar uw relatie wilt e-mailen. U kunt gebruik maken van variabele tokens om bijvoorbeeld de naam of nummer van uw klant in de e-mail tekst op te nemen,
  5. Klik op opslaan om uw nieuwe e-mailtemplate te bewaren en ga naar Facturatie > Facturen. Open de factuur welke u met de Engelstalige e-mailtemplate wilt versturen naar uw klant (of maak een nieuwe factuur aan), en
  6. Ga naar het tabblad ‘Versturen & printen’. Onder het kopje ‘Per e-mail versturen naar uw klant’ kiest u nu uw Engelstalige e-mailtemplate. Klik vervolgens op de knop ‘Verstuur factuur en bijlages per e-mail’ om de factuur naar uw klant te e-mailen op basis van de Engelstalige e-mailtemplate.

Standaard template bij buitenlandse klanten

Het is ook mogelijk uw aangemaakte anderstalige document en e-mail template automatisch voor te laten selecteren als u nieuwe documenten of e-mails maakt. Dit doet u op de volgende manier:

  1. Ga naar Relatiebeheer (CRM) > Klanten > Open een buitenlandse klant,
  2. Klik op het tabblad ‘Communicatie’,
  3. Knik nu op het tabblad ‘Standaarddocumenttemplates’ voor documenten en ‘Standaard e-mailtemplates’ voor e-mails,
  4. In deze schermen kunt u voor de Factuur, Offerte, Orderbevestiging en Pakbon een standaard document en e-mail template instellen, deze instellingen hebben voorrang op de standaard template die u per module kan instellen,
  5. Als u hier uw anderstalige factuur instelt dan zal bij de eerstvolgende factuur deze template gehanteerd worden. Dit geldt voor andere genoemde opties en de daarbij behorende e-mail templates.

Werkt u met vreemde valuta (bijvoorbeeld Dollar) dan kunt u uw factuur templates ook aanpassen zodat er geen eurotekens maar dollartekens worden getoond. Dit doet u als volgt:

  1. Open uw factuurtemplate (via Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen),
  2. Standaard worden er eurotekens getoond in uw factuurregels en factuurtotalen. Deze elementen dient u daarom aan te passen, zodat het euroteken niet getoond wordt, maar wordt vervangen door bijvoorbeeld een dollar teken,
  3. Klik op het wijzig-icoontje achter factuurregels,
  4. In het scherm dat volgt klikt u op de knop ‘Bewerk opmaak van regels tabel’,
  5. Hier vindt u een instelling ‘Valuta teken’. Vul hier naar wens een ander valuta teken in (of haal leeg om geen valuta teken te gebruiken),
  6. Klik op opslaan totdat u weer in het factuur template zit. Klik nu op het wijzig-icoontje achter het element ‘Totalen’,
  7. In het scherm dat volgt ziet u een kopje ‘Instellingen’ (onderaan). Vink hier de instelling ‘Euroteken tonen in totalen’ uit en de totalen zullen geen euroteken meer tonen. Let op, wilt u hier in plaats van een euroteken een ander valutateken tonen (bijvoorbeeld dollar) doorloop dan ook de stappen hieronder,
  8. In uw factuur template klikt u in het vak waar de totalen staan op de knop ‘Wijzig de informatie dat in dit blok getoond moet worden’,
  9. In het scherm dat volgt zet u het vinkje achter ‘Totalen’ uit en klikt u op de knop ‘Voeg vrij tekst element toe (onder)’,
  10. Nu opent een scherm waarin u vrije tekst kunt opgeven. Hier kunt u nu met behulp van variabele tokens uw factuurtotalen in een tekstblok weergeven. Voor de tokens van de bedragen kunt u zelf een dollarteken opgeven. De tokens worden bij het genereren van de factuur vervangen voor de bedragen, en
  11. Sla uw instellingen en documenttemplate op en bekijk een voorbeeld van het nieuwe totalen-blok in het tabblad ‘5. Bekijk voorbeeld’.

Conclusie

In dit artikel hebben wij u laten zien hoe u uw document en e-mail templates gereed maakt voor verkopen buiten Nederland. Heeft u aanvullende vragen of ondersteuning nodig? Neem dan contact op met de helpdesk of bel ons op via: +31 (0)180 70 10 64.

Reageren niet mogelijk.