Bankdagboek

In dit artikel leggen we uit hoe u een bankbestand kunt uploaden in Offective en hoe u deze transacties uit het bankbestand direct kunt verwerken in uw module Boekhouding.

Om uw banktransacties te uploaden in Offective, dient u eerst uw eigen bankrekeningnummer toe te voegen. Dit kunt u doen door te gaan naar de module Boekhouding > Bankboek en klik vervolgens op het tabblad ‘Overzicht rekeningen’. Klik op ‘Nieuw’ en vul de volgende gegevens in:

  • Dagboeknummer: hier kiest u een eigen dagboeknummer.
  • Grootboekrekening: koppel dit bankrekeningnummer aan een grootboekrekening (zoals 1100 – Bank).
  • Tenaamstelling: vul de naam in van de bankrekening.
  • Bankrekeningnummer: vul hier uw rekeningnummer in. Als u een IBAN rekeningnummer heeft, vult u het gehele IBAN nummer in. Als u geen IBAN nummer heeft dan vult u uw rekeningnummer in en zet u een vinkje in het vakje onder bankrekeningnummer (IBAN controle overslaan).
  • IBAN controle overslaan: als u geen geldig IBAN nummer heeft ingevuld in het veld hierboven, omdat uw bank bijvoorbeeld nog geen IBAN ondersteunt of omdat u een ander soort rekening (zoals PayPal) voert.

Let op: per toegevoegd bankrekeningnummer dient u aanvullende grootboekrekeningen aan te maken. Per bankrekening nummer dus een eigen grootboekrekening.

Nu u uw bankrekeningnummer heeft ingesteld, kunt u uw banktransacties gaan uploaden. U kunt dit doen door opnieuw in het menu te gaan naar: module Boekhouding > Bankboek. U komt automatisch in stap 1 terecht. Hier dient u op de eerste knop ‘Bankbestand importeren’ te klikken.

Vervolgens opent een nieuw scherm waarin u uw bankbestand kunt uploaden. Nu kunt u een MT940 bestand importeren die u bij uw bank heeft gedownload. Klik vervolgens op ‘Opslaan, importeren & verwerken’.

Alle banktransacties worden toegevoegd aan Offective en u kunt deze in de volgende stap (Stap 3) gaan verwerken.

Stap 1b: Upload bankbestanden (handmatig bankbestand)

Indien u geen MT940 bestand heeft dan kunt u een handmatig bankbestand aanmaken.

U kunt dit doen door opnieuw in het menu te gaan naar: module Boekhouding > Bankboek. U komt automatisch in stap 1 terecht. Hier dient u dan op de eerste knop ‘Handmatig toevoegen’ te klikken.

Nu voert u een omschrijving in van dit bankbestand, selecteert u uw eigen rekeningnummer waar dit bestand voor wordt gemaakt en voegt u nieuwe af- en bijschrijvingen toe met de knop ‘Nieuw’, hier vindt u dan de volgende velden terug:

  • Boekingsdatum: hier geeft u de transactie datum aan van deze af- of bijschrijving.
  • Uw bankrekening: deze wordt voor ingevuld met de eerder geselecteerde eigen rekening.
  • IBAN tegenrekening: dit is het IBAN nummer van de tegenpartij, indien u deze heeft toegevoegd in de module Relatiebeheer dan kunt u deze hier selecteren. Indien u geen IBAN nummer zou hebben dan volstaat een ‘0’ of ‘NB’ (niet beschikbaar).
  • Soort transactie: betreft het een afschrijving of een beschrijving.
  • Transactie omschrijving: de omschrijving van de boeking kan hier ingevuld worden. Afhankelijk van de ingevulde informatie (hoofdzakelijk een verwijzing naar een factuurnummer) kan deze boeking automatisch gematcht worden op uw boekingsinstructies.
  • Bedrag: dit is het bedrag van de af- of bijschrijving.

Als u deze boekingen heeft toegevoegd dan kunt u ‘Opslaan, later verder gaan’ om met de verdere invoer van dit bankbestand later door te gaan, of u kunt met ‘Opslaan en verwerken’ direct dit doorzetten voor verdere verwerking in Offective.

Nu komt u automatisch terecht in stap 2. Hier ziet u een overzicht van de transacties die u heeft toegevoegd en hier ziet u ook of er eventueel fouten zijn geconstateerd onder het kopje ‘Meldingen’. Meestal is dit niet het geval en kunt u naar stap 3 gaan. Hiervoor dient u te klikken op: ‘Stap 3: Te verwerken afschriften’.

In dit scherm ziet u een overzicht van alle toegevoegde transacties. Deze dient u nu te verwerken in uw boekhouding. Om alle zekere matches te bevestigen klikt u op de knop ‘Alle zekere matches bevestigen’. Een zekere match is een bankboeking die qua bedrag gelijk is aan een in- of verkoopfactuur en in de omschrijving verwijst naar een factuurnummer dat daarbij aanwezig is in Offective. Ook kunnen door u aangemaakte boekingsinstructies tot zekere matches leiden.

De transacties die nu nog overblijven dient u handmatig te verwerken. U klikt hiervoor per banktransactie op de knop ‘Handmatig verwerken’. De banktransactie wordt nu geopend. Vervolgens ziet u de vraag: ‘Hoe wilt u matchen?’. U kunt nu kiezen uit:

  • Op vaste grootboekrekening: als u de transactie direct aan een grootboekrekening wilt koppelen.
  • Matchen met verkoopfacturen / stornering: als u de transactie aan een verkoopfactuur wilt koppelen om zo de verkoopfactuur af te letteren (op ontvangen te zetten).
  • Matchen met inkoopfacturen: als u de transactie aan een inkoopfactuur wilt koppelen om zo de inkoopfactuur af te letteren (op betaald te zetten).
  • Match met incassorun: als u de transactie wilt koppelen aan een incasso bestand die u heeft gemaakt met Offective.
  • Match met betaalbatch (excasso): als u de transactie wilt koppelen aan een excasso bestand die u heeft gemaakt met Offective.
  • Geavanceerde match: als u de transactie zelf wilt weg boeken via meerdere grootboekmutaties.

Kiest u bijvoorbeeld voor: ‘Matchen met inkoopfacturen’ dan dient u de inkoopfactuur die hoort bij de banktransactie toe te voegen.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’, ‘Opslaan en sluiten’ of ‘Opslaan en volgende’. Dit laatste kunt u doen als u nog meer banktransacties heeft en deze snel wilt verwerken. Dan gaat u namelijk direct naar de volgende transactie. Als u klaar bent met het verwerken van alle transacties kunt u kiezen voor ‘Opslaan en sluiten’.

In principe bent u nu helemaal klaar met het handmatig toevoegen van banktransacties en het verwerken van deze banktransacties in uw boekhouding. Wilt u een banktransactie verwerking nog wijzigen of wilt u uw verwerkte banktransacties inzien ga dan naar de volgende stap.

Wilt u uw verwerkte banktransacties inzien of wijzigen, dan kunt u deze opzoeken in het laatste tabblad ‘Alle (verwerkte) bankafschriften. Hier ziet u een overzicht van alle verwerkte banktransacties.

Let op: u kunt bankboekingen niet verwijderen onder tabblad ‘Alle (verwerkte) bankafschriften). Dit kunt u alleen doen onder module Boekhouding > Alle boekingen.

Reageren niet mogelijk.