Automatische incasso

In dit artikel leggen we uit hoe u gebruik kunt maken van automatische incasso via Offective.

Voorbereiding

Om gebruik te maken van Automatisch Incasso dient u een incasso contract af te sluiten met uw bank. Hierbij krijgt u van de bank een incassant ID. Dit is een reeks van letters en cijfers die u op dient te geven in Offective.

Ook dient u een machtiging te hebben van uw relaties waarin uw relaties aangeven dat ze u machtigen om een incasso te mogen uitvoeren. Deze machtiging dient u ook op te geven in Offective bij uw relaties.

Als u van uw relatie een machtiging heeft ontvangen waarin uw relatie toestemming geeft om hem te mogen incasseren, dan dient u dit op te geven in Offective bij de desbetreffende relatie. Dit doet u via Relatiebeheer (CRM) > Klanten > Open de desbetreffende klant > Open het tweede tabblad ‘Financiële instellingen’ > Open het derde tabblad ‘Automatische incasso’ > Voeg de machtiging op via de knop ‘Nieuw’ en vul de bijbehorende velden in.

  • Nr.: dit is al voor u ingevuld, hier hoeft u niets mee te doen.
  • Relatie: dit is ook al voor u ingevuld, hier hoeft u ook niets mee te doen
  • Bankrekening: selecteer hier de juiste bankrekening van uw relatie. Kunt u niets selecteren? Voeg dan de bankrekening toe via het ‘plusje’.
  • Datum handtekening: vul hier de datum in waarop u de toestemming tot automatische incasso (handtekening) heeft ontvangen.
  • Einddatum machtiging: dit is een optioneel veld. Hier kunt u optioneel een einddatum invullen voor automatische incasso. Heeft u geen einddatum, laat dit veld dan leeg.
  • Machtigingstype: hier vult u in of uw relatie een machtiging tot eenmalige incasso heeft afgegeven of een machtiging voor een herhaaldelijke incasso.

Naast dat u de machtigingen dient toe te voegen dient u nog diverse incasso instellingen toe te voegen. Deze vindt u in de module Boekhouding > Instellingen > Incasso & excasso instellingen. Hier dient u alle gevraagde velden in te vullen en te klikken op opslaan.

  • IBAN nummer: hier vult u uw eigen IBAN nummer in. Selecteer deze in de lijst of voeg deze toe via de ‘plus’ knop.
  • Gebruikt u dit nummer voor incasso?: vink deze aan.
  • Incassant ID: van de bank heeft u als het goed is een incassant ID ontvangen. Deze zal waarschijnlijk in het incasso contract staan. Dit ID dient u hier op te geven.
  • Contract type: vul hier het juiste type in dat in uw contract staat.

Om een incasso bestand te maken gaan we naar: module Boekhouding > Automatische incasso.

In het incasso overzicht ziet u diverse tabbladen. Via het eerste tabblad ‘Nog te incasseren facturen (met machtiging)’ kunt u een incasso bestand maken op basis van aangemaakte facturen. Dit kunt u dus enkel doen indien u de modules Boekhouding en Facturatie bij ons heeft afgesloten. Zie voor verdere uitleg over dit tabblad de tekst hieronder. Maakt u alleen gebruik van de module Boekhouding en dus niet van de module Facturatie dan kunt u ook een incassobestand maken zonder daarbij facturen te selecteren. Dit doet u via het tabblad ‘Incassoruns’. Hoe u dit kunt doen leggen we ook hieronder uit.

  • Nog te incasseren facturen (met machtiging): in dit overzicht ziet u alle aangemaakte facturen van relaties die een machtiging hebben afgegeven en waarvan de factuur nog niet is betaald/afgeletterd. Wilt u voor één of meerdere (of alle) van deze facturen een incasso bestand aanmaken? Dan kunt u alle facturen selecteren waarvan u een bestand wilt maken en vervolgens klikken op de knop ‘Maak incasso bestanden voor selectie’.
    U kunt deze facturen selecteren via een muisklik, of via Control muisklik (Ctrl + muisklik per factuur) voor meerdere facturen, of door te klikken op de knop met het vierkantje met vinkje voor alle facturen.
    Na het klikken op de knop ‘Maak incasso bestanden voor selectie’ krijgt u een overzicht te zien van alle geselecteerde facturen. Klopt dit? Klik dan op de knop ‘Maak bestanden’. U kunt nu het bestand downloaden en vervolgens uploaden bij uw bank.
  • Nog te incasseren facturen (zonder machtiging): in dit overzicht ziet u alle aangemaakte facturen die nog niet zijn betaald en waar ook nog geen machtiging voor is afgegeven / ingevuld in Offective. Via dit overzicht kunt u alsnog een machtiging invullen door de factuur te selecteren en te klikken op de knop ‘Maak machtiging’. Vul hier weer alle verplichte velden in om de machtiging te registreren in Offective.
  • Machtigingen: hier ziet u een overzicht van alle machtigingen. Hier vandaan kunt u deze ook bewerken indien nodig.
  • Incassoruns: hier ziet u een overzicht van alle incassoruns/incasso bestanden die u heeft gedownload en geüpload bij uw bank. U kunt hier per incasso run de details bekijken van deze incassorun en indien gewenst kunt u het incasso bestand hier nogmaals downloaden.
    Wilt u een incassobestand aanmaken, zonder dat u facturen heeft verstuurd dan is dat in dit tabblad mogelijk. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u een vereniging heeft en lidmaatschapsgeld van € 25,- per lid wilt incasseren. Klik dan op de knop ‘Nieuw’ en vul achter ‘Standaard bedrag’ € 25,- in (25,00). Als incassokenmerk kunt u bijvoorbeeld ‘lidmaatschap’ meegeven. Vervolgens kunt u alle relaties toevoegen (met machtiging) waarvan u € 25,- wilt incasseren. Vervolgens kunt u het bestand genereren en downloaden. Dit bestand kunt u daarna bij uw bank uploaden.
  • Instellingen: hier kunt u uw eigen instellingen bewerken indien gewenst.

Reageren niet mogelijk.