Urenregistratie – Ook met smartphone

De urenregistratie software van Offective is een volwaardig en compleet systeem om de tijdregistratie voor uw personeel te organiseren. Het programma registreert digitaal de uren maar ook de afwezigheidsregistratie van medewerkers. De tool voor urenadministratie is geschikt voor alle soorten van bedrijven, werkt u op basis van zzp, vof, BV of welke bedrijfsvorm dan ook, samen met Offective heeft u de urenregistratie goed geregeld.

De urenregistratie software kent verschillende autorisaties en instellingen. De manager bijvoorbeeld heeft zicht op alle uren van alle medewerkers/gebruikers, en kan zien op projectbasis hoeveel uren zijn besteed. De medewerker die gebruik maakt van de urenregistratie kan dit doen via een computer, maar ook gebruik maken van de APP welke kan worden gedownload in de stores. Heel eenvoudig kunnen vanaf de apparaten de uren op een bepaalde dag -indien gewenst gekoppeld aan een project- worden geregistreerd. Vanaf het apparaat kunnen zelfs gemaakte foto’s direct aan een project worden gekoppeld, zo is er een real-time koppeling met de medewerker op kantoor.

  • Urenregistratie en/of tijdregistratie
  • Direct factureren vanuit het programma
  • Ook registratie via mobile telefoon/APP
  • Urenadministratie overzichtelijk 24/7 in de cloud

In het instellingen menu van de urenregistratie dienen enkele basiszaken te worden geconfigureerd, zo kan worden gekozen om een project selectie bij het registreren van uren geheel niet, vrijblijvend of verplicht te houden.

 

Per medewerker kan worden geconfigureerd  of uren standaard wel of niet facturabel zijn en of dagelijks automatisch een urenregistratie klaargezet moet worden. Overigens zijn niet alle instellingen verplicht maar vaak optioneel of indien gebruik wordt gemaakt van gekoppelde mogelijkheden zoals direct factureren vanuit de urenregistratie. Binnen de instellingen kan een dienstregeling worden geconfigureerd, zoals begin en einde werkdag, pauze tijden, overwerk tijden en verschillende afrekenpercentages voor geregistreerd overwerk.

Urenregistratie kan op twee manieren worden gebruikt. Registratie is eenvoudig mogelijk door middel van de invoer van het aantal gewerkte uren of doormiddel van tijdsblokken (start en einde tijden). Indien u hiervan gebruik wilt maken dient u de uitgebreide dienstregeling te selecteren. De manager kan indien gewenst vanuit de module urenregistratie direct facturen aan de relatie, de factuur inclusief een bijlage met urenspecificatie wordt gegeneerd en naar de klant verzonden. Ook is het vanzelf mogelijk voor de manager allerlei rapportages te produceren.

Probeer nu GRATIS 30 dagen proefaccount! Klik hier om direct te starten met uw eigen administratie.

Hoe werkt het in de praktijk?

Na inloggen in het systeem van de urenregistratie komt de gebruiker op een dashboard. Vanaf dit overzichtelijke dashboard zijn enkele snelbuttons aanwezig om direct uren of een afwezigheid te registreren. De manager heeft wat extra mogelijkheden en kan hier alle urenregistraties bekijken. De ingelogde gebruiker ziet direct of er een achterstand is met registreren, de manager ziet dit van al het personeel, medewerkers of gebruikers van de software. Met het dashboard item rapportage van de urenregistratie software kunt u in PDF of Word verschillende rapportages genereren en downloaden.

De urenregistratie is bijzonder gebruiksvriendelijk, de interface  spreekt voor zich zelf en zal ervoor zorgen dat de gebruiker intuïtief al weet hoe de software functioneert.

 

In het linkse gedeelte zijn de datums zichtbaar, hier kunnen eenvoudig één of series van dagen aan worden toegevoegd. In het rechtse gedeelte voor de gebruiker 2 tabbladen om de uren te registreren en de afwezigheidsregistratie digitaal bij te werken. Voor wat betreft de afwezigheid kan worden gekozen uit Verlof, Ziekte of bijzonder verlof, de gebruiker kan nog een reden of toelichting invoeren. Bij het registreren van uren wordt indien gewenst een project geselecteerd en kunnen de uren worden geregistreerd van tijd tot tijd of afhankelijk van de instellingen alleen het aantal uren.

  • Naar wens geïntegreerd met andere modules
  • Real-time nacalculatie op projecten
  • Altijd en real-time voor medewerker en werkgever actueel

De manager heeft de mogelijkheid om alle urenregistraties van alle gebruikers te bekijken in overzichtelijk schermen. In de urenregistratie kan worden gezocht op verschillende criteria, tevens kan het resultaat hiervan worden geëxporteerd. Voor de manager is ook een detailoverzicht van de urenregistratie beschikbaar, ook hier kunnen selecties worden gemaakt, geëxporteerd en selecties omgezet worden naar een factuur. Indien ook gebruik wordt gemaakt van de projecten module is de urenregistratie perfect hieraan te koppelen en worden de geregistreerde uren direct verwerkt in de nacalculatie van een project. Per medewerker kunnen kostprijzen per uur en verkoopprijzen per uur worden vastgelegd, hiermee zal in de projecten nacalculatie worden gerekend. De urenregistratie is dan verweven met andere modules uit de Offective applicatie zoals facturatie en projecten.

Voor medewerkers is het helemaal mooi als de werkgever ook de personeelsmodule gebruikt. De medewerker heeft dan een totaal overzicht van alle gewerkte dagen/uren, verlof en ziekte. Naast de urenregistratie (ook wel tijdregistratiesysteem genoemd) is het overzicht voor de medewerker dan helemaal compleet omdat dan ook het aantal vrij dagen inzichtelijk is en overwerk dan eventueel omgezet kan worden naar vrije tijd. Perfect voor de medewerker en werkgever om alle systemen te laten samenwerken!

Samenvatting

Met de Offective applicatie maakt u een keuze voor de lange termijn en voor de toekomst. Offective is ontwikkeld in de meest moderne ontwikkelmethodiek Mendix en heeft hierdoor een voorsprong voor wat betreft de techniek op andere aanbieders. Door deze methodiek is ontwikkelen vele malen sneller en kan Offective snel inhaken op ontwikkelingen of behoefte vanuit de markt. De urenregistratie is hiervan een goed voorbeeld! De gebruikers van Offective ervaren direct het gebruikersgemak en leveren graag hun reacties of verbeterpunten voor de urenregistratie software. Aan Offective dan de zorgvuldige taak om al deze input te wikken en te wegen zodat alle gebruikers baat hebben bij veranderingen en deze veranderingen niet juist als vervuiling van de software beschouwen. Heeft u vragen of opmerkingen over de urenregistratie laat het ons weten! Wij denken graag met u mee en in oplossingen, ook onze helpdesk is op werkdagen bereikbaar om u te helpen bij het inrichten van de urenregistratie module.

Probeer nu GRATIS 30 dagen proefaccount! Klik hier om direct te starten met uw eigen administratie.