Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar?

Als u ondernemer bent, dan is het onvermijdelijk dat u ook kosten gaat maken om omzet en winst te realiseren. Maar wat zijn nu precies zakelijke kosten en wie bepaalt welke kosten u ten laste van de omzet mag brengen? Uiteraard zijn daar regels voor opgesteld.

De Belastingdienst controleert in hoeverre u deze regels correct toepast. Veel ondernemers vragen aan ons wat ze nu wel en niet mogen opvoeren als zakelijke kosten. Vandaar dit blog met wat extra uitleg. Voor vragen over specifieke kosten kunt u het beste contact opnemen met uw boekhouder.

Zakelijke kosten zijn volledig aftrekbaar

Zakelijke kosten zijn uitgaven die u uitsluitend doet ten behoeve van uw onderneming. In veel gevallen is dit duidelijk. Als u een pand huurt waar u de onderneming drijft of een zakelijke verzekering afsluit, is er geen enkele twijfel over de aftrekbaarheid daarvan. Kosten die u zonder twijfel mag opvoeren als kosten zijn:

  • Huur van een pand
  • Printkosten
  • Nieuw bureau / kantoormeubilair
  • Telefoonabonnement
  • Computers
  • Machines
  • Schoonmaakkosten

Gedeeltelijk aftrekbare kosten

Sommige kosten hebben een ‘gemengd’ karakter. Denk aan uw mobiele telefoon die u regelmatig ook gebruikt voor privégesprekken. Daarbij moet bepaald worden welk deel zakelijk is en welk deel niet. Dat geldt ook voor de kosten van uw auto als die op de zaak staat en eveneens voor privéritten wordt gebruikt. U heeft dan te maken met bijtellingsregels.

Kosten die o.a. een ‘gemengd’ karakter hebben zijn:

  • Voedsel en drinken
  • Etentjes met een klant
  • Reizen

De Belastingdienst is hierbij van mening dat het u deze kosten ook moet maken als niet-ondernemer. U mag de kosten van een zakenlunch dus niet volledig opvoeren in uw boekhouding. Een boekhouder kan u exact uitleggen wat in uw geval de beste oplossing is.

Bijzondere gemengde kosten

Als u dus met een zakenrelatie gaat eten, doet u dat voor uw onderneming. Toch zijn lunchkosten niet geheel aftrekbaar, omdat u tenslotte ook een privémaaltijd bespaart. Representatiekosten worden gemengd genoemd en zijn voor een deel niet zakelijk aftrekbaar.

Niet aftrekbare kosten

Als het privékarakter overheerst, zijn kosten niet aftrekbaar. Een voorbeeld is kleding. Ook als u specifiek kleding aanschaft voor uw werk, denk aan een kostuum of een zakelijke jurk, zijn de kosten hiervan nooit aftrekbaar. Het privékarakter van kleding overweegt altijd (werkkleding, zoals overalls, vallen buiten deze regeling).

Ook niet aftrekbare kosten zijn o.a.:

  • Het behalen van een rijbewijs
  • Kapper
  • Zorgverzekering
  • Geldboetes

Gespreid aftrekbare kosten

Koopt u een machine voor de onderneming die langer meegaat dan een jaar, dan dienen deze kosten ook gespreid over de jaren worden verdeeld. Men noemt dit: afschrijven.

Overzichtelijk online boekhouden

Wilt u alle kosten op een overzichtelijke manier in een overzicht hebben? Houd deze dan goed bij in uw boekhouding. Probeer nu ons online boekhoudprogramma 30 dagen gratis.

Reageren niet mogelijk.