Alle functionaliteiten van Offective

Algemeen

  • Eén vast maandbedrag, €0,00 aan variabele kosten
  • Ongelimiteerd. Geen limieten op aantal boekingen, opslag of wat dan ook.
  • Gratis meekijk- meewerkfunctie voor uw accountant

Boekhouding

  • Ondersteuning Inkoop, Verkoop, Kas, Bank en Memoriaal dagboek
  • Mijn webwinkel integratie
  • Betalen (inkoop) en incasseren (verkoopfacturen) met SEPA PAIN bestanden
  • Ongelimiteerd grootboekrekeningen aanmaken
  • Journaalposttemplates voor memoriale boekingen
  • Integreert naadloos met andere Offective modules zoals facturatie
  • Automatisch afschrijven (vrijval), bijvoorbeeld een afschrijving eenmalig klaarzetten. Ideaal voor afschrijven, periodiek vrijvallen van omzet en kosten.
  • Automatisch klaarzetten van de BTW aangiften over instelbare tijdsvlakken
  • Gratis toegang voor uw accountant of boekhouder mogelijk
  • Dagboeken en (sub)grootboeken aanmaken

Bank

  • Ongelimiteerd aantal bankboeken / bankrekeningen
  • Integratie met alle banken voor het inlezen van de afschriften o.b.v. MT940 en SEPA CAMT.053
  • Automatische matching van bankbestanden met in- en verkoopfacturen.
  • Zelf matchingsregels aanmaken en instellen voor ‘aanleren’ inlezen van bankafschriften.

Rapportages

  • Proefbalans, saldibalans en kolommenbalans
  • Ouderdomsanalyses crediteuren en debiteuren
  • Grootboekkaart
  • Ondersteuning XML en PDF BTW listing voor Belgische klanten
  • Geavanceerde handmatig rapportage / export mogelijkheden om het verloop van (een set van) grootboekrekeningen inzichtelijk te krijgen.
  • Uitgebreid financieel inzicht met o.a. zelf-aanpasbare, innovatieve financieel dashboard
  • Diverse controle functionaliteiten om fouten in de boekhouding boven water te halen.
  • Auditfile in XML formaat (XAF 3.1)

Relatiebeheer

  • Onderscheid van relaties in klanten (zakelijk/particulier), leveranciers (zakelijk) en overige relaties (zakelijk/particulier). Geen dubbele relaties opvoeren indien relatie in meerdere categorieën voorkomt.
  • Eén dossier met toegang tot algemene gegevens, vrije velden, documenten, log, kortingen, taken, facturen, aanmaningen, offertes, opportunities, projecten en vragenlijsten. *
  • Onbeperkt aantal adressen, personen, bankrekeningen opvoeren bij de relatie
  • Toevoegen van documenten aan relatie (klant of leverancier)
  • Aanmaken van vrije velden (eigen invoer mogelijkheden)
  • Automatisch verrijken van relatie met Kamer van Koophandel gegevens
  • Relaties indelen in groepen met autorisaties per groep voor medewerker(s)
  • Aanmaken van eigen formulieren. Deze formulieren kunnen gekoppeld worden aan relaties en projecten.
  • Integreert naadloos met andere Offective modules
  • Onderscheid tussen manager en medewerker waarbij voor de medewerkers ingesteld kan worden met welke groepen relaties er gewerkt mag worden
  • Dashboard meldingen voor verlopen documenten en taken
  • Overzicht van alle communicatie die plaats heeft gevonden met de klant, hetzij handmatig geregistreerd hetzij automatisch gegenereerd zoals een elektronische factuur
  • Bijhouden van mailinglijsten en exporteren naar CSV of mailsysteem voor e-mailmarketing

Facturatie

  • Periodiek factureren (instelbaar) volledig geautomatiseerd
  • Elektronisch factureren: Factuur met eventuele bijlagen per mail verzenden aan uw relatie. Denk hierbij aan een specificatie of een reclame folder. Uw factuur kan zo worden gebruikt als contact- en verkoopmoment.
  • Inclusief product- en voorraadmodule; automatische doorwerking van facturen op product voorraden
  • Facturen worden automatisch ingeboekt in de boekhouding op aan productcategorieën gekoppelde opbrengst rekeningen.
  • Kortingen die in te stellen zijn per relatie, factuur en product.
  • Verschillende (internationale) BTW tarieven mogelijk
  • Integreert naadloos met de boekhouding
  • Integreert met de projecten module, zodat op project niveau nacalculatie gedaan kan worden
  • Direct vanuit de urenregistratie een factuur maken
  • Mogelijk om meerdere facturatie sjablonen samen te stellen en briefpapier te uploaden
  • Mogelijk om meerdere e-mail sjablonen samen te stellen
  • Direct inzichtelijk met welke bank- of kastransactie een factuur is betaald
  • Direct inzicht in openstaande factureren
  • Complete en uitgebreide generieke module om uw herinneringen en aanmaningen te organiseren
  • Factuur dupliceren met één klik

Producten

  • Opslaan algemene gegevens, EAN code, foto’s
  • Ondersteuning van productcategorieën welke aan omzetrekeningen gekoppeld kunnen worden zodat bij facturatie de bedragen automatisch juist in de boekhouding wordt verwerkt.
  • Per product de prijzen, BTW tarieven en eventuele kortingen vastleggen
  • Mogelijkheid om voorraad bij te houden, dit is in te stellen per product inclusief minimale voorraad zodat bij passeren van de minimale voorraad een melding wordt gegeven op het dashboard.
  • Inzicht in ver- en inkopen van producten door middel van koppeling met facturatie
  • Importeren producten mogelijk incl. startvoorraad
  • Inzicht in kosten en opbrengst per product en productcategorie
  • Direct duidelijk welk aantal van de producten in offerte staat en dus mogelijk niet verkoopbaar is.
  • Overzichten van voorraadverloop, verkopen per artikel.
  • Naar keuze volledig automatisch inkopen, inkoopadviezen.
  • Volledig geautomatiseerde inkoopadministratie
  • Onbeperkt aanmaken van producten en productcategorieën.

Sales

  • Maken en versturen van een offertes, opdrachtbevestigingen en pakbonnen.
  • Vanuit de offerte mogelijkheden om deze om te zetten naar een opdracht
  • Registreren van verkoopkansen (opportunities) o.b.v een eigen sales funnel (statussen) indeling.
  • Management van leads, opportunities en prospects.
  • Onderscheid tussen manager en medewerker functionaliteiten.
  • Aanmaken en toewijzen opportunities aan medewerkers
  • Automatische werkvoorraad bepaling o.b.v. verkoopkansen en ingestelde actietermijnen.
  • Op basis van opportunities zicht op omzetontwikkeling in de toekomst (sales forecasting)
  • Bewaking medewerkers opvolging opportunities.
  • Bewaking van een offerte door actieve triggers vanuit Offective
  • Facturatie op basis van opdrachten, genereer direct een factuur met één klik vanuit een offerte.
  • Inclusief de product en relatie module.
  • Vanuit verkoop directe koppeling met de taken module zodat er bij een offerte en opportunity taken aangemaakt kunnen worden.
  • Eigen offerte sjablonen.
  • Elektronisch versturen van offertes per e-mail.
  • Volledig geautomatiseerde orderadministratie.
  • Direct inkooporder aanmaken vanuit een verkooporder.
  • Allerlei soorten meldingen/notificaties (acties) op uw dashboard.

Projecten

  • Aanmaken van projecten en onderliggende fases.
  • Projectmedewerkers koppelen aan het project met eigen uurtarieven.
  • Onderscheid tussen manager en medewerker functie. Sommige functies zijn alleen beschikbaar voor projectmanagers.
  • Koppelen van projecten aan groepen en koppelen van medewerkers aan groepen om toegang tot projecten te limiteren.
  • Nacalculatie volledig geïntegreerd (alleen manager)
  • Via de app kunnen foto’s en opmerkingen aan een project worden toegevoegd
  • Kosteninzicht: geplande uren en begroting versus gemaakte uren en kosten eenvoudig inzichtelijk.
  • Projectmedewerkers in zelf te definiëren rollen koppelen aan het project.
  • Projectmedewerkers plannen op projecten, met direct inzicht in de beschikbaarheid van de medewerkers.
  • Koppeling met  inkopen, verkopen, en urenregistratie voor uitgebreide nacalculatie. Hiermee heeft u real time inzicht in de resultaten per project.
  • Taken definiëren voor iedere fase van een project.
  • Documenten uploaden bij een project inclusief vervaldatum zodat er op tijd een dashboard melding komt.

Uren

  • Direct online uren registreren, ook op een project en vanuit de mobiele app
  • Per dag het aantal uur gewerkte uren, afwezige uren en het aantal uur overwerk direct inzichtelijk
  • Gebruikersvriendelijke overzichten en export mogelijkheden
  • Onderscheid tussen manager en medewerker. Een medewerker kan alleen zijn eigen uren zien terwijl een manager alle uren van het personeelsbestand kan zien.
  • Mogelijkheid om urenregistratie automatisch laten genereren op basis van de planning indien project module actief is.
  • De urenmanager kan een uitgebreide dienstregeling aanmaken, zodat gewerkte (over) uren ‘gewogen’ op overzichten weergegeven kunnen worden. Berekenen van overwerk is hiermee geheel zelf te configureren.
  • Snel vanuit urenregistratie een factuur maken, ideaal voor organisaties die diensten afrekenen op aantal besteedde uren.
  • Per dag duidelijk inzicht in of er te weinig, genoeg of teveel aan uren is geregistreerd
  • Meerdere subregistraties mogelijk op één dag tot op minuut niveau nauwkeurig.
  • De urenmanager heeft extra overzichten van uren van urenmedewerkers.
  • De urenmanager kan direct factureren vanuit het urenoverzicht.
  • De urenmanager kan rapportages over inzet, facturabel percentage, overwerk van urenmedewerkers en dergelijke produceren.

*= Onderstreepte functionaliteiten zijn alleen beschikbaar indien de bijbehorende module wordt afgenomen.