Algemene Voorwaarden Offective B.V.

Artikel 1. Definities

  • Offective B.V.: de gebruiker van deze algemene voorwaarden, gevestigd aan de Westmolendijk 71 te Ridderkerk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 56568819.
  • Afnemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de overeenkomst met Offective B.V. ten aanzien van de applicatie sluit en als zodanig bij Offective B.V. is geregistreerd.
  • Gebruiker: afnemer en/of medewerker van afnemer.
  • Medewerker: een werknemer van afnemer of leverancier en/of een natuurlijke persoon/ rechtspersoon die gemachtigd is werkzaamheden te verrichten voor en/of onder verantwoordelijkheid van afnemer of leverancier.
  • Applicatie: met de applicatie wordt enkel en alleen de ‘Mijn Offective-omgeving’ bedoeld die bereikbaar is via https://mijn.offective.nl. Het beheren van het serverpark van Offective B.V. heeft Offective B.V. uitbesteed aan Mendix B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 24380474.
  • Module: een afneembaar deel van de applicatie met een eigen set aan functionaliteiten en een vaste maandprijs.
  • Administratie: de bedrijfsadministratie met daarbij alle gegevens gerelateerd aan die bedrijfsadministratie.
  • Overeenkomst: de overeenkomst tussen de afnemer en Offective B.V. voor betaald gebruik van de applicatie door de afnemer.
  • Accountant: een afnemer van wie de activiteiten hoofdzakelijk bestaan uit administratieve dienstverlening ten behoeve van derden op commerciële basis en die tijdens de registratie kenbaar heeft gemaakt te voldoen aan deze eis.
  • Partij: iedere partij bij de overeenkomst.
  • Proefperiode: een periode van 30 dagen waarin de afnemer de applicatie gratis en vrijblijvend kan gebruiken.
  • Proefaccount:  het gebruik dat gemaakt wordt van de applicatie tijdens de proefperiode.
  • Offective Sales Agent: een door Offective B.V. gecontracteerde zelfstandige ondernemer die namens Offective B.V. de applicatie verkoopt en namens Offective B.V. ondersteuning aan gebruikers verleent.
  • Maand: een periode van 1 kalendermaand.
  • Werkdagen: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van officiële vrije dagen in Nederland.
  • Algemene voorwaarden: onderhavige algemene voorwaarden.

Artikel 2. Toepasselijkheid algemene voorwaarden en totstandkoming overeenkomst

  1. Op alle aanbiedingen, offertes, proefaccounts, overeenkomsten en leveringen van Offective B.V. zijn deze algemene voorwaarden van toepassing, tenzij partijen schriftelijk uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen.
  2. De afnemer gaat de overeenkomst voor het gebruik van de applicatie aan door een digitale akkoordverklaring binnen de applicatie, waarvan een bevestiging via de e-mail verstuurd wordt naar de afnemer. Deze overeenkomst kan op ieder moment aangegaan worden tijdens de proefperiode dan wel aan het einde van de proefperiode.
  3. Bij het aangaan van de overeenkomst dient de afnemer akkoord te gaan met de algemene voorwaarden en met de maandelijkse kosten.
  4. Als de afnemer gebruikers, administraties of modules toevoegt of verwijdert, wordt de overeenkomst automatisch aangepast en dient de afnemer akkoord te gaan met de aanpassing in de overeenkomst alvorens de wijzigingen van kracht worden. Bij het wijzigen van de overeenkomst blijven de algemene voorwaarden van kracht.
  5. Het in- of uitschakelen van een module van de applicatie voor een gebruiker treedt per direct in werking.
  6. Offective B.V. heeft het recht om de afnemer zonder opgaaf van redenen te weigeren.
  7. Offective B.V. is gerechtigd derden in te schakelen bij het uitvoeren van haar overeenkomsten.

Artikel 3. Wijzigingen algemene voorwaarden

  1. Offective B.V. is gerechtigd de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen.
  2. Offective B.V. zal de afnemer uiterlijk 1 maand voor de inwerkingtreding van de wijzigingen informeren over de voorgenomen wijzigingen via e-mail.
  3. Wijzigingen gelden ook ten aanzien van reeds gesloten overeenkomsten.
  4. Indien de afnemer een wijziging in deze algemene voorwaarden niet wil accepteren, kan hij de overeenkomst opzeggen met inachtneming van eventuele opzegtermijnen.
  5. De afnemer wordt geacht te hebben ingestemd met de wijzigingen indien hij niet binnen 15 kalenderdagen voor het in werkingtreden van de aangekondigde wijzigingen uitdrukkelijk bezwaar maakt via de algemene e-mail van Offective B.V.

Artikel 4. Prijs, tarieven en betaling

  1. Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief BTW en eventuele andere heffingen die van overheidswege worden opgelegd.
  2. Voor iedere module is per gebruiker, per administratie een vast maandbedrag verschuldigd in overeenstemming met de prijslijst die beschikbaar is op https://www.offective.nl/prijzen/.
  3. De applicatie ondersteunt het voeren van meerdere administraties voor dezelfde afnemer, zodat zonder opnieuw in te loggen tussen verschillende administraties gewisseld kan worden. Indien een gebruiker gebruikmaakt van meer dan één administratie, zal er een korting berekend worden van maximaal 25% op de totale kosten voor de betreffende gebruiker.
  4. Het tarief is verschuldigd vanaf het moment waarop de overeenkomst conform artikel 2.2 tot stand is gekomen, ongeacht of de afnemer gebruik maakt van de applicatie. Het tarief is verschuldigd aan Offective B.V.
  5. Offective B.V. behoudt zich het recht voor tarieven tussentijds te wijzigen, de maximale prijsverhoging op jaarbasis is 7,5% per module. De wijzigingen worden uiterlijk 1 maand voordat zij van kracht worden, bekendgemaakt via e-mail. Een afnemer die zich niet kan verenigen met deze wijzigingen is bevoegd, tot het tijdstip van inwerkingtreding van de wijziging, de overeenkomst op te zeggen met inachtneming van eventuele opzegtermijnen.
  6. Offective B.V. zal aan het begin van iedere maand de kosten over de voorgaande maand berekenen en elektronisch factureren aan de afnemer.
  7. Betaling van de factuur vindt plaats door een handmatige overboeking door de afnemer of automatische incasso. Automatische incasso vindt binnen 7 dagen plaats na de elektronische facturatie zoals bedoeld in artikel 4.6. Een handmatige betaling van de factuur dient te gebeuren binnen 14 dagen na de factuurdatum.
  8. Als de afnemer zijn betalingsverplichting die uit dit artikel volgt, niet nakomt, is hij in verzuim zonder dat daartoe een nadere ingebrekestelling is vereist, zoals dat volgt uit artikel 6:83 sub a van het Burgerlijk Wetboek. De afnemer is dan vanaf de dag waarop de betaling verschuldigd werd, een wettelijke rente verschuldigd, zoals dat volgt uit artikel 6:119a jo. art 6:120a van het Burgerlijk Wetboek. Offective B.V. is in dit geval gerechtigd om de toegang tot de applicatie te blokkeren.
  9. Alle kosten die Offective B.V. zowel in als buiten rechte heeft gemaakt, inclusief advocaatkosten omdat de afnemer zijn betalingsverplichtingen niet nakomt, zijn voor rekening van de afnemer.
  10. De vordering tot betaling is direct opeisbaar ingeval de afnemer in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, dan wel algeheel beslag op de vermogensbestanddelen van de afnemer wordt gelegd, de afnemer overlijdt en indien de afnemer in liquidatie treedt of wordt ontbonden.

Artikel 5. Duur en einde overeenkomst

  1. De overeenkomst vangt aan op het moment dat aan de voorwaarden van artikel 2.2 en 2.3 van deze algemene voorwaarden is voldaan en wordt tenminste aangegaan voor de periode van 1 maand, tenzij partijen schriftelijk en uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen in de overeenkomst.
  2. Iedere module uit de overeenkomst wordt voor minimaal 1 maand gefactureerd door Offective B.V. per gebruiker per administratie. Opzeggingen van modules binnen deze minimale termijn zijn per direct van kracht in overeenstemming met artikel 2.5. Zij zullen echter wel voor 1 maand worden gefactureerd.
  3. Na afloop van de termijn zoals bedoeld in artikel 5.1, wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd tot op het moment van opzegging van de overeenkomst door de afnemer.
  4. Na de eerste maand geldt er geen opzegtermijn en kan de module op ieder moment opgezegd worden waarbij Offective B.V. een korting zal berekenen op het maandtarief indien de module niet de volledige maand is afgenomen.
  5. De opzegging mag zonder redenen en motivering plaatsvinden met inachtneming van de opzegtermijn zoals bedoeld in artikel 5.2 en artikel 5.4.
  6. De overeenkomst kan door een partij via de applicatie worden beëindigd.
  7. Bij beëindiging van de overeenkomst heeft de afnemer tot op de laatste dag van de overeenkomst de mogelijkheid zijn financiële gegevens zelf te downloaden. De financiële gegevens die Offective B.V. aanbiedt om te downloaden in XML-formaat, zijn de financiële gegevens waarop de wettelijke bewaartermijn geldt van 7 jaar. Na het aflopen van de overeenkomst kan de afnemer gedurende één jaar deze gegevens opvragen bij Offective B.V. Het is de verantwoordelijkheid van de afnemer om binnen die termijn de gegevens op te vragen.
  8. Indien een partij niet behoorlijk of niet binnen een gestelde termijn of anderszins niet tijdig voldoet aan enige verplichting die voor haar uit enige overeenkomst mocht voortvloeien, is die ene partij in verzuim en de andere partij gerechtigd zonder ingebrekestelling de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, onverminderd de andere rechten van de ontbindende partij en zonder dat de ontbindende partij schadeplichtig is.
  9. In geval van een ontbinding of opzegging zullen de volgende verplichtingen na het einde van de overeenkomst doorlopen:
    1. openstaande vorderingen / betalingen;
    2. aansprakelijkheid.

Artikel 6. Gebruiksvoorwaarden van de applicatie

  1. De afnemer bepaalt welke informatie met behulp van de applicatie wordt opgeslagen en/of uitgewisseld. Offective B.V. heeft geen kennis van deze informatie. De afnemer is er dan ook verantwoordelijk voor dat die informatie rechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van derden. Offective B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de met behulp van de applicatie opgeslagen en/of uitgewisselde informatie. De afnemer vrijwaart Offective B.V. voor aanspraken van derden die gebaseerd zijn op de stelling dat de door afnemer met behulp van de applicatie opgeslagen en/of uitgewisselde informatie onrechtmatig is.
  2. Mocht Offective B.V. kennis hebben van, dan wel tot het besef komen dat informatie die de afnemer met behulp van de applicatie heeft opgeslagen en/of uitgewisseld, onrechtmatig is, dan zal Offective B.V. direct handelen om die informatie te verwijderen of de toegang daartoe te blokkeren. Dit naar oordeel van Offective B.V. In geen geval zal Offective B.V. aansprakelijk zijn voor de schade die voortvloeit uit dergelijk handelen.
  3. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van de applicatie is Offective B.V. gerechtigd de persoonsgegevens van de afnemer en de administratie aan de bevoegde autoriteiten te overhandigen.
  4. Offective B.V. verwijdert 1 maand na afloop van de proefaccount alle data. Proefaccounts hebben geen rechten op het bewaren van data door Offective B.V.
  5. De afnemer stelt Offective B.V. steeds onverwijld op de hoogte van enige wijzigingen in naam, e-mailadressen en overige gegevens die voor Offective B.V. van belang zijn.
  6. De afnemer dient zich te onthouden van ongeoorloofd gebruik van de applicatie en zal zich opstellen en gedragen conform hetgeen door Offective B.V. mag worden verwacht van een zorgvuldig gebruiker van de applicatie.
  7. De afnemer mag niet zelf als aanbieder van de applicatie fungeren, tenzij deze door Offective B.V. is benoemd als Offective Sales Agent.
  8. Indien naar het oordeel van Offective B.V. een gevaar ontstaat voor het functioneren van de computersystemen of het netwerk van Offective B.V. of derden en/of van de dienstverlening via een netwerk is Offective B.V. gerechtigd alle maatregelen te nemen die zij redelijkerwijs nodig acht om dit gevaar af te wenden dan wel te voorkomen, indien van toepassing zullen betreffende of betrokken partijen hierover worden geïnformeerd.
  9. Onverminderd haar overige rechten op grond van de wet of de overeenkomst behoudt Offective B.V. zich het recht voor haar verplichtingen jegens de afnemer op te schorten of de overeenkomst te ontbinden indien deze handelt, of redelijkerwijs wordt vermoed te handelen in strijd met de artikelen in deze algemene voorwaarden zonder dat Offective B.V. tot enige schadevergoeding dan wel restitutie van de vergoeding voor de applicatie is gehouden.

Artikel 7. Support en beschikbaarheid van de applicatie

  1. De te leveren supportinspanningen door Offective B.V. staan beschreven in de Service Level Agreement (SLA). Deze SLA is te vinden op de website, www.offective.nl/sla.
  2. In geval van strijdigheden tussen de SLA en de onderhavige algemene voorwaarden prevaleren de algemene voorwaarden.
  3. Support is beperkt tot functionele onderwerpen met betrekking tot de applicatie en betreft geen administratieve of fiscale adviezen.
  4. Offective B.V. kan niet instaan voor de juistheid en/of volledigheid van de antwoorden.

Artikel 8. Onderhoud

  1. Offective B.V. behoudt zich het recht voor de applicatie tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, aanpassing of verbetering van de applicatie. Offective B.V. zal zich maximaal inspannen een dergelijke buitengebruikstelling buiten kantooruren te laten plaatsvinden.
  2. Offective B.V. zal wegens de voorgenoemde buitengebruikstelling nimmer tot enige schade jegens de afnemer gehouden zijn.
  3. Offective B.V. heeft altijd het recht de programmatuur van de applicatie aan te passen om de functionaliteit te verbeteren en om fouten te herstellen.
  4. Omdat de applicatie aan meerdere afnemers geleverd wordt, is het niet mogelijk om alleen voor een afnemer van een bepaalde aanpassing af te zien. Offective B.V. is niet gehouden tot enige vergoeding van schade bij het aanpassen van de applicatie.
  5. Offective B.V. heeft het recht om componenten van de applicatie niet langer van updates te voorzien dan wel te onderhouden.

Artikel 9. Intellectuele eigendomsrechten

  1. Alle auteursrechten, octrooirechten, handelsnaamrechten, merkrechten, andere intellectuele eigendomsrechten op en alle soortgelijke rechten ter bescherming van (informatie met betrekking tot) de applicatie, zijn het exclusieve eigendom van Offective B.V. of diens licentiegever(s). Geen van de bepalingen die zijn opgenomen in de overeenkomst, de algemene voorwaarden of de SLA kan zo worden opgevat dat deze leidt tot een volledige of gedeeltelijke overdracht van die rechten aan de afnemer.
  2. De afnemer krijgt tijdens de looptijd van de overeenkomst uitsluitend een gebruiksrecht ten aanzien van de applicatie dat niet exclusief en niet overdraagbaar is.
  3. Offective B.V. mag technische voorzieningen treffen en in stand houden ter bescherming van de (intellectuele eigendomsrechten op de) applicatie en met het oog op de overeengekomen beperkingen in het gebruik van de applicatie. De afnemer zal dergelijke technische voorzieningen niet omzeilen of verwijderen.

Artikel 10. Verwerking van de persoonsgegevens

  1. Voor zover de afnemer met gebruikmaking van de applicatie persoonsgegevens verwerkt, is de afnemer daarvoor de verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. De afnemer staat ervoor in dat hij de persoonsgegevens rechtmatig verwerkt. Offective B.V. zal de persoonsgegevens alleen verwerken in opdracht van de afnemer en volgens de instructies van de afnemer.
  2. De afnemer vrijwaart Offective B.V. voor alle aanspraken van derden met betrekking tot de overeenkomst tussen Offective B.V. en de afnemer en/of de door de afnemer in het kader van de overeenkomst verwerkte gegevens die tegen Offective B.V. mochten worden ingesteld wegens een niet aan Offective B.V. toe te rekenen schending van de Wet bescherming persoonsgegevens en/of andere wetgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 11. Accountants & Administratiekantoren

  1. De bepalingen in deze algemene voorwaarden voor de afnemer zijn van overeenkomstige toepassing op de accountant en het administratiekantoor.
  2. De accountant of het administratiekantoor dient door de afnemer gemachtigd te worden om handelingen voor de afnemer te kunnen verrichten.
  3. De accountant of het administratiekantoor kan andere afnemers met een door de afnemer te verstrekken code koppelen aan zijn account. De afnemer dient vervolgens in te stemmen met deze koppeling en zelf te bepalen welke rechten de accountant of het administratiekantoor  worden gegeven.
  4. Indien de accountant of het administratiekantoor een zogenaamde ‘’inhuis’’-administratie voert, gaat hij zelfstandig een overeenkomst met zijn klant aan. De accountant vrijwaart Offective B.V. voor aanspraken van deze klanten.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

  1. De aansprakelijkheid van Offective B.V. voor directe schade, geleden door de afnemer als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming door Offective B.V. van haar verplichtingen onder de overeenkomst, dan wel door een onrechtmatig handelen van Offective B.V., haar werknemers of door haar ingeschakelde derden, is per gebeurtenis dan wel een reeks van samenhangende gebeurtenissen, beperkt tot een bedrag, gelijk aan de vergoedingen die de afnemer onder deze overeenkomst per jaar verschuldigd is (exclusief btw). In geen geval zal echter de totale vergoeding voor directe schade meer bedragen dan €10.000 (exclusief btw).
  2. Aansprakelijkheid van Offective B.V. voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade als gevolg van aanspraken van afnemers van de afnemer, materialen of software van derden, schade verband houdende met de inschakeling van door de afnemer aan de leverancier voorgeschreven toeleveranciers, verminking dan wel verlies van (bedrijfs)gegevens en schade door bedrijfsstagnatie en het onjuist omzetten van gescande documenten is uitgesloten.
  3. De aansprakelijkheid van Offective B.V. wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst ontstaat slechts indien de afnemer Offective B.V. onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, stellende daarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming. Offective B.V. is ook na die termijn toerekenbaar als zij in de nakoming van haar verplichtingen tekort blijft schieten. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten zodat Offective B.V. in staat is adequaat te regeren.
  4. Offective B.V. is nimmer aansprakelijk voor schade, veroorzaakt door overmacht, zie artikel 13 in deze algemene voorwaarden.
  5. De voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat de afnemer de schade binnen 1 maand na het ontstaan daarvan schriftelijk bij Offective B.V. meldt.
  6. De afnemer vrijwaart Offective B.V. voor alle aanspraken van derden, ter zake van vergoeding van schade, kosten of rente, verband houdende met deze overeenkomst en/of applicatie.
  7. Offective B.V. is niet aansprakelijk voor verlies of herstel van data dat door de afnemer of gebruiker is veroorzaakt door oneigenlijk en/of foutief gebruik van de applicatie.
  8. In het geval dat Offective B.V. moet overgaan tot het terugzetten van één van haar nachtelijke back-ups, bijvoorbeeld in het geval van het falen van de applicatie hardware, is Offective B.V. niet aansprakelijk voor (herstel van) eventueel gegevensverlies indien dit gegevensverlies beperkt is tot maximaal 48 uur.

Artikel 13. Overmacht

  1. In geval van overmacht, waaronder in ieder geval wordt verstaan: storingen in de telecommunicatie infrastructuur (internet), storingen in de software van leveranciers van Offective B.V., storingen in de hosting door derden, binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, brand, overstroming, in- en uitvoerbelemmeringen en in het geval dat Offective B.V. door haar eigen leveranciers, ongeacht de reden daartoe, niet tot levering in staat wordt gesteld waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs niet van Offective B.V. kan worden gevergd, zal de uitvoering van de overeenkomst worden opgeschort, dan wel de overeenkomst worden beëindigd, alles zonder enige verplichting tot schadevergoeding.

Artikel 14. Slotbepalingen

  1. Veranderingen in het management of de rechtsvorm hebben geen invloed op de overeenkomst.
  2. Offective B.V. kan haar rechten of plichten op grond van deze algemene voorwaarden of de overeenkomst overdragen of uitbesteden aan een dochteronderneming of aan een andere daartoe door haar ingeschakelde derde. In het geval van overdracht of uitbesteding blijven deze algemene voorwaarden van toepassing op de afnemer.
  3. De door Offective B.V. opgeslagen versie van de betreffende communicatie geldt als bewijs daarvan, behoudens tegenbewijs door de afnemer.
  4. Indien een bepaling uit de overeenkomst en/of de algemene voorwaarden nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele overeenkomst en/of de algemene voorwaarden aan. Partijen zullen ter vervanging een nieuwe bepaling vaststellen, waarmee zo veel als rechtens mogelijk is, aan de bedoeling van de oorspronkelijke overeenkomst en/of algemene voorwaarden gestalte wordt gegeven.

Artikel 15. Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op de overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  2. Alle geschillen, onenigheden of vorderingen, voortvloeiend uit of verband houdend met deze algemene voorwaarden en/of de overeenkomst, of de niet-nakoming, beëindiging of ongeldigheid daarvan, worden aan de bevoegde rechter in Rotterdam voorgelegd.