Zo ziet uw zakelijke brief er professioneel uit.

Veel mensen zijn uitstekend in staat om een eigen bedrijf te runnen. Daarvoor weten ze veel van hun vakgebied en zijn ze sociaal vaardig. Het schrijven van een professionele, zakelijke brief is een ander verhaal. Niet iedereen vindt dit even makkelijk. Met de volgende tips reiken we u een paar handvatten voor een sterke, professionele brief.

Wanneer schrijft u een zakelijke brief?

Als ondernemer krijgt u te maken met verschillende situaties die om een zakelijke brief vragen. Of het nu gaat om een sollicitatie, het behandelen van een klacht of het bedanken van een klant. Naast het volgen van een paar richtlijnen, geldt met zakelijke brieven vooral: oefening baart kunst. Door het schrijven van een zakelijke brief niet uit de weg te gaan, wordt u hier snel handiger in.

De inleiding van een zakelijke brief

In de inleiding van een zakelijke brief, beschrijft u kort wat u in de brief gaat bespreken. Het helpt om voor de inleiding eventueel een lijstje met trefwoorden te maken over wat u gaat behandelen. Hieronder staan enkele tips voor de inleiding van een zakelijke brief:

  • Een formele aanhef die u kunt gebruiken is ‘geachte heer of mevrouw Jansma’
  • Een minder formele aanhef om uw brief mee te beginnen is ‘Beste Piet’
  • Begin de inleiding van de brief liever niet met ‘ik’, een tijdsbepaling (zoals: ‘afgelopen maandag’) of ‘naar aanleiding van’
  • Let erop dat u de naam van de ontvanger goed spelt.

Wat schrijft u in de kern?

In de kern van de brief onderbouwt u uw antwoord of voorstel. Geef de ontvanger hierbij nuttige informatie en draai niet om belangrijke zaken heen. Gebruik meerdere alinea’s in de kern als dit nodig is, en behandel per alinea één thema. Zorg er zoveel mogelijk voor dat de alinea’s goed op elkaar aansluiten. Met alinea’s die vloeiend in elkaar overlopen, voorkomt u dat u van de hak op de tak springt. Het is prettig voor de ontvanger als u de brief kort en bondig houdt. Dwaal daarom niet teveel af en blijf bij de essentie.

Het slot van uw brief

In het slot van uw brief vat u de kern kort samen. Het mooist is als u de brief vriendelijk afsluit. Vermijd hierbij liever het standaard ‘Wij vertrouwen erop u voldoende geïnformeerd te hebben’ maar gebruik liever ‘Wanneer u nog vragen heeft, kunt u gerust contact met mij opnemen’.

Neem de tijd om zakelijke brieven te schrijven

Zoals we al aangaven, vraagt het schrijven van professionele brieven om wat oefening. Dit geldt vooral voor de aspecten waar niet direct regels aan verbonden zijn. Denkt u bijvoorbeeld aan de toon die u gebruikt: formeel of liever informeel? Met het eenvoudige boekhoudprogramma van Offective bent u minder tijd kwijt aan administratieve taken. Ondernemers kunnen dit programma een jaar lang gratis uitproberen. Zo houdt u alle tijd over voor klantcontact!

Reageren niet mogelijk.