Bewaarplicht als ondernemer: hoe zit dit precies?

Er bestaat veel onduidelijkheid over de bewaarplicht van uw boekhouding bij ondernemers. Veel ondernemers denken dat ze die voor alle jaren van het bestaan van de onderneming moeten bewaren en anderen geloven dat bepaalde zaken snel kunnen worden weggegooid. Dit omdat het niet echt met cijfers te maken heeft en dus niet van belang is voor de belastingheffing.

Regelgeving rondom bewaarplicht

De regelgeving is eigenlijk simpel. De boekhouding moet 7 jaar worden bewaard en voor sommige zaken, zoals facturen van onroerende zaken, geldt een bewaartermijn van 10 jaar. U moet dan wel alles bewaren of vastleggen wat tot de boekhouding behoort.

De agenda waarin uw zakelijke afspraken noteert is een onderdeel van de boekhouding, evenals de kassastroken die u wellicht regelmatig ter controle uitdraait. Het gaat dus niet alleen om facturen en de vastlegging in de administratie.

Mag u de boekhouding digitaal bewaren?

Natuurlijk zijn de mogelijkheden momenteel veel groter dan een paar jaar geleden. Het is erg efficiënt om gegevens digitaal te gaan opslaan als dat mogelijk is. De belastingdienst heeft hierin als regel dat u digitale facturen en bonnen in die vorm mag bewaren en papieren gegevens bij voorkeur in de vorm waarin u ze heeft gekregen.

Papieren gegevens scannen

U mag ervoor kiezen om ook papieren gegevens te scannen en daarna digitaal op te slaan. Daarbij moet u wel zeer zorgvuldig te werk gaan om de belastingdienst tevreden te stellen. Echtheidskenmerken dienen te worden opgeslagen en de authenticiteit, herkomst en integriteit moet gewaarborgd blijven. Als u kiest voor digitaliseren, vraag dan vooraf advies om misverstanden te voorkomen.

Wat te doen bij brand?

Voor de belastingdienst bestaat geen excuus voor het niet voldoen aan de bewaarplicht van 7 jaar. Ook een brand of diefstal betekent niet dat u van uw verplichtingen wordt ontheven. Zorg daarom altijd in ieder geval voor reservebestanden van uw administratie. Dit kan bijvoorbeeld door opslaan op een externe harde schijf of in de cloud. Als u niet voldoet aan de bewaarplicht kan dit boetes of zelfs strafrechtelijke vervolging tot gevolg hebben.

Online boekhouden

Doet u de boekhouding nog niet online? Start dan direct en probeer ons programma 30 dagen lang gratis uit. Als zzp’er kunt u zelfs een jaar lang gratis gebruikmaken van onze service.

Reageren niet mogelijk.